Rancang Bangun Perpustakaan sebagai Pusat Budaya : Pemanfaatan Teknologi Wiki untuk Penyebaran Koleksi Budaya Yogyakarta

Perpustakaan dan Keistimewaan Yogyakarta

Keistimewaan Yogyakarta menjadi pusat perhatian pemerintah provinsi . Berbagai usaha dilakukan untuk dapat mempertahankan, memperkuat dan memelihara keistimewaan Yogyakarta.  Usaha itu dilakukan oleh berbagai pihak dan termasuk di dalamnya adalah perpustakaan.
Keistimewaan Yogyakarta menjadi pembicaraan utama Dewan Perpustakaan DIY dan Gubernur DIY pada 22 Juli 2013. Pembicaraan  Dewan Perpustakaan DIY dan Gubernur DIY menggarisbawahi perpustakaan DIY sebagai pusat budaya Yogyakarta. Salah satu usaha untuk menekankan perpustakaan DIY sebagai pusat budaya Yogyakarta adalah menjadikan koleksi-koleksi budaya di Perpustakaan Kraton,  Perpustakaan Museum Sonobudoyo, Perpustakaan Paku Alaman, Perpustakaan Taman Siswa dan Koleksi-koleksi KH Ahmad Dahlan sebagai koleksi keistimewaan Yogyakarta yang patut untuk dilestarikan dan diperkenalkan secara luas kepada masyarakat.

Publikasi Karya Ilmiah sebagai Syarat Lulus Sarjana S1, S2, S3

Entah karena merasa kalah dari negri tetangga dalam hal jumlah publikasi karya ilmiah atau karena hal lain, surat Dirjen Dikti sebagian menulis  :

Bunyi surat Dirjen Dikti Djoko Santoso yang menyangkut syarat kelulusan adalah:

Sebagimana kita ketahui pada saat sekarang ini, jumlah karya ilmiah dari Perguruan Tinggi Indonesia secara total masih rendah jika dibandingkan dengan Malaysia, hanya sekitar sepertujuh. Hal ini menjadi tantangan kita bersama untuk meningkatkannya. Sehubungan dengan itu terhitung mulai kelulusan setelah Agustus 2012 diberlukan ketentuan sebagai berikut:

Untuk program S1 harus ada makalah yang terbit di jurnal ilmiah

Untuk program S2 harus ada makalah yang terbit di jurnal ilmiah terakreditasi Dikti

Untuk program S3 harus ada makalah yang terbit di jurnal Internasional.

Manajemen Informasi atau Pengetahuan

Suatu hari, suatu publikasi terbitan baru dalam bidang perbankan mendarat di meja saya untuk dievaluasi : beli terbitan itu atau tidak. Membaca deskripsi tentang isi terbitan itu ternyata tidak memberikan ide yang membuat keputusan mudah untuk diambil. Pertanyaan yang muncul adalah:

1. bagaimana saya mengetahui apakah terbitan ini diperlukan oleh program studi yang ada di institusi ini?
2. siapa yang dapat membantu saya dalam mengambil keputusan ini? Dari sekian banyak pengajar yang ada, siapakah di antara mereka yang memiliki pengetahuan yang tepat untuk membantu saya?
3. informasi internal apa yang mungkin digunakan untuk memberikan pertimbangan pengambilan keputusan?

Tiga pertanyaan tersebut melayangkan imajinasi pada suatu kondisi dimana informasi dapat tertata secara terstruktur sehingga dapat ditemukan dengan berbagai cara pada saat dibutuhkan.

Institusi pendidikan adalah tempat dimana informasi dan pengetahuan tersedia berlimpah dan beragam. Masalah yang terjadi dalam kelimpahan ini adalah pengelolaan informasi dan pengetahuan. Pengelolaan yang tidak terstruktur atau terencana menyebabkan informasi dan pengetahuan tersebut tidak tersedia secara mudah atau dianggap tidak ada, sekalipun ada. Misalnya informasi yang berupa silabus matakuliah. Informasi ini adalah suatu informasi yang dihasilkan secara khusus oleh para pengajar dan secara periodik berubah atau berkembang sekalipun nama matakuliahnya sama. Dari silabus ini, beragam informasi didapatkan seperti: topik atau bahasan pada setiap pertemuan, tugas-tugas yang diberikan beserta diskripsinya, sumber informasi yang digunakan, deskripsi matakuliah, tujuan-tujuan matakuliah dan informasi tentang pengajarnya. Andai saja silabus-silabus tersebut terakses secara mudah, dan diketahui cara aksesnya, pertanyaan-pertanyaan di atas akan menemukan jawabannya walau mungkin tidak sempurna.

Selain silabus, produk informasi dari para pengajar, seperti laporan penelitian, karya tulis ilmiah, karya tulis populer, bahan ajar, bahan seminar, bahan pelatihan dan karya lain merupakan sumber informasi yang mencerminkan minat dan bidang ilmu yang mereka kuasai. Kalau informasi-informasi tersebut terkelola dengan baik dan dapat diakses maka kumpulan dari karya tersebut menjadi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan di atas. Dengan demikian mereka tidak perlu didatangi, dihubungi dan dikontak secara pribadi untuk dimintai pendapat tentang terbitan yang statusnya belum jelas itu.

Library 2.0 : Berkolaborasi dengan Teknologi Web 2.0

Library 2.0 memang terlahir karena ide Web 2.0, suatu konsep web yang menekankan pada partisipasi pengguna melalui aplikasi yang memungkinkan para pengguna dapat berbagi dan saling melengkapi informasi. Aplikasi blog, wiki, dan jaringan sosial seperti Facebook adalah contoh. Dalam dunia perpustakaan, teknologi itu diadaptasi salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi blog. Blog internal dan blog eksternal.

Blog Internal. Ini jenis blog yang dapat diakses secara terbatas oleh staff perpustakaan. Blog ini yang mungkin jadi jawaban dari kesenjangan informasi di antara para staff di perpustakaan. Kesenjangan yang terjadi adalah tidak tersampaikannya informasi progres suatu pekerjaan, hasil pekerjaan yang dilakukan, ide pengembangan layanan atau ide perubahan yang perlu dilakukan. Biasanya hal ini disampaikan pada saat rapat, tapi rapat tidak selamanya dapat dilakukan kapan saja kalau jadwal kepala perpustakaannya sangat padat. Kepala perpustakaan juga memiliki beberapa ide dan informasi perkembangan dari tugas-tugas yang dilakukan internal atau eksternal. Kesenjangan lain adalah transfer pengetahuan dari satu kepala ke kepala yang lain di dalam perpustakaan. Kesenjangan dapat diatasi dengan memanfaatkan blog internal perpustakaan.

Blog internal diakses oleh setiap staff setiap hari untuk mengetahui informasi yang dibagikan oleh rekan staff yang lain. Kepala perpustakaan, misalnya, menceritakan apa yang dikerjakannya dan informasi hal-hal baru yang terkait dengan perpustakaan secara internal dan perkembangan perpustakaan secara umum. Isu-isu baru yang mungkin datangnya lebih banyak ke Kepala Perpustakaan dapat dibagikan melalui blog ini. Para staff mendapat kesempatan untuk mendapatkan informasi baru dan juga memberi masukan atau pertanyaan yang berkait dengan informasi yang didapatnya. Lebih dari itu, jika Kepala Perpustakaan mengajukan beberapa ide perubahan, ide perbaikan atau evaluasi, para staff akan dengan mudah memberikan masukan dan tanggapan. Sebaliknya, para staff ketika merasa menemukan ide baru akan selalu memiliki tempat untuk dapat membagikan ide itu kapan saja, dan mendapat jaminan bahwa ide itu tersampaikan kepada semua, ketika setiap orang di perpustakaan membaca idenya di blog tersebut. Tanggapan dapat diberikan kapan saja, sehingga setiap orang memiliki waktu untuk mencerna informasi, memikirkannya dan memberikan tanggapan dalam kondisi yang baik.

Informasi yang disampaikan di blog internal jadi penting karena setiap staff menjadi tahu bahwa setiap orang berproses dan bekerja. Sehingga tidak ada asumsi bahwa salah satu staff atau bahkan Kepala Perpustakaan tidak memberi perhatian kepada pekerjaan atau proyek di perpustakaan atau dianggap tidak mengerjakan apapun di perpustakaan. Kesenjangan informasi ini rentan terhadap konflik. Tidak tahu dan tidak bertanya.

Terus terang hal ini terjadi di Perpustakaan Duta Wacana. Ketika ada proyek re-inputing dan re-processing, saya memang tidak terlibat di dalam proyek itu. Proyek itu sudah ada koordinatornya, dan sudah ada pembagian tugas. Prosedur sudah dibicarakan bersama di rapat dan di rapat itu juga sudah ada pembagian jelas bahwa saya sendirian akan menjalankan tugas proyek perpustakaan yang baru : Program Literasi Informasi. Program ini dilakukan selama 3 minggu, tapi sebelum program dijalankan, persiapan pun hanya menjadi tugas saya. Bersamaan dengan persiapan tersebut ada tugas-tugas keluar yang berkaitan dengan program literasi informasi. Dikerjakan sendiri. Belum lagi tugas di program studi sebagai dosen yang tidak ada sangkut pautnya dengan perpustakaan juga harus dilakukan. Koordinasi dengan pihak lain berkait dengan perpustakaan juga meminta perhatian dan tenaga. Itupun dikerjakan sendiri. Sementara staff yang lain tidak pernah tahu persis betapa banyaknya pekerjaan itu. Ternyata kesibukan itu dianggap sebagai kurangnya perhatian terhadap proyek besar di perpustakaan. Itu tercetus di rapat saat program literasi informasi sudah selesai dan saya akan punya waktu untuk terlibat sekalipun tidak penuh karena pekerjaan lain masih banyak. Ini kesenjangan namanya. Sementara saya tidak banyak mencampuri dan sesekali bertanya kepada koordinator proyek tentang progres dari proyek itu karena saya percaya, proyek itu dapat berjalan dengan baik, tanpa campur tangan saya.

Nasiblah. Multitasking memang tidak mudah.

Nah, Blog internal kubayangkan dapat menjadi jembatan yang baik untuk dapat mengatasi kesenjangan informasi kasus di atas. Sekalipun harga yang harus dibayar adalah rajin menuliskan informasi terkini dari pekerjaan atau perkembangan kerjasama eksternal yang dilakukan. Itu tidak mudah memang, tapi paling tidak informasi itu sudah tersedia, tinggal diakses dan ditanggapi jika dianggap perlu ditanggapi. Ide-ide para staff juga akan tersampaikan melalui blog internal ini sehingga tidak perlu ada rapat-rapat yang banyak hanya untuk menceritakan hal-hal baru. Rapat akan menjadi lebih strategis karena sudah ada pembicaraan sebelumnya yang dilakukan di dalam blog internal ini.

Budaya ini adalah budaya baru. Tidaklah selalu mudah untuk menerapkan budaya baru apalagi budaya ini memerluka ketrampilan khusus, sekalipun ketrampilan yang diperlukan bukanlah suatu ketrampilan yang luar biasa di jaman ini:

1. mengoperasikan komputer
2. menggunakan browser
3. menggunakan aplikasi blog untuk mengakses
4. menggunakan aplikasi blog untuk posting informasi atau memberikan tanggapan
5. menjalankan prosedur pada aplikasi blog

Simpel saja kan?!
Jadi, jika mempunyai kasus kesenjangan informasi di perpustakaan, apalagi kalau perpustakaannya tidak hanya berada di satu lokasi yang sama, aplikasi blog internal ini layak menjadi salah satu alternatif solusi. Tugas berikutnya silakan googling aplikasi blog yang dapat digunakan di server internal dan menyediakan fasilitas otorisasi untuk akses.

Konflik Manusia

Beratnya jadi Kepala Unit.
Masalah membuat program dan mengerjakan pekerjaan tidak menjadi masalah sekalipun lelah. Apalagi ketika program berbarengan terjadi. Seperti saat ini, perpustakaan kami sedang melakukan re-inputing dan re-processing koleksi. Artinya, kami check koleksi pustaka yang berjumlah 50.000an itu satu persatu dan memperbaiki data elektroniknya, atau melakukan pengklasifikasian ulang jika perlu. Astaganaga kan?

Di samping itu, ada program literasi informasi yang harus dimulai semester ini dan dievaluasi hasilnya. Yang jelas, semua staff perpustakaan yang berjumlah kurang dari 10 orang itu fokus pada re-inputing dan re-processing koleksi, sementara saya bekerja sendirian untuk mengajar literasi informasi mengajar 5 kelas dan masih harus mengajar 4 kelas matakuliah jatah saya semester ini. Tidak mudah memang. Untung mengajar 9 kelas ini hanya 3 minggu, dan selanjutnya mengajar hanya 4 kelas jatah semester ini saja.

Di tengah-tengah keribetan pekerjaan yang tinggi, ternyata masih saja menyisakan tempat bagi sebuah konflik pribadi antara dua pria di perpustakaan. Konflik pribadi ini jadi tidak pribadi ketika keduanya harus bekerja sama dalam proses re-inputing dan re-processing. Komunikasi otomatis tidak ada, pekerjaan yang harusnya dapat dikerjakan lebih mulus jadi agak tersendat karena keduanya enggan kerja sama. Konflik pribadi menjadi kongflik organisasi.

Berbekal training sebagai mediator yang saya ikuti 9 tahun yang lalu, ternyata tidaklah mudah untuk menyelesaikan konflik antar dua manusia pria. Padahal, yang menjadi pokok masalah adalah PRIDE. Andai kata satu kata ini tidak dipegang erat oleh kedua manusia pria berkonflik itu, maka kata maaf akan mudah meluncur, dan suasana pekerjaan jadi lebih baik.

Dalam suatu konflik, semua pihak berkontribusi hingga ada masalah. Jadi tidak seorang pun benar, tidak seorangpun bersih dari masalah. Keduanya wajib menyelesaikan dan mengakui kontribusinya masing-masing.

Sayangnya, setelah bicara dengan keduanya secara terpisah, saya tidak melihat ada inisiatif dari keduanya menyelesaikan masalah ini. Saya tidak melihat dari keduanya tanda-tanda kerendahan hati. Saya tidak melihat dari keduanya tanda-tanda bahwa mereka punya kosa kata MAAF dalam kamus hati mereka.

Sayangnya, saya hanya bisa menjadi mediator, bukan pengambil keputusan bagi mereka bagaimana mereka harus bersikap. Ironisnya, mereka semua lebih tua daripada saya, bekerja di universitas ini lebih lama dari pada saya, dan berkeluarga lebih lama daripada saya.

Betul, tua itu pasti, tapi dewasa itu pilihan

APISI WORKSHOP : Customer Service

In my flight home to Yogyakarta from attending the Indonesian-WIL (Workshop on Information Literacy) in Bogor, I was so tired and sleepy in the plane. The snacks from Garuda GA 214 [July 11 2008 ; 18.00] did not attract me but when I and 2 other men in my row missed the drinks I could not stop myself to get attention from the flight attendance. They were so busy. The man, on my row, who sat by the aisle finally got a chance to tell the flight attendance that we got no drinks yet but she asked us to wait and then went ahead to collect the empty snack boxes. That was when the man got irritated by the service. It's not procedural, bad service and totally not customer oriented service. The other attendance finally covered the flaw improperly: forgot to ask what drink the passenger want, and apologized by bringing up management issue [lack of attendance] which is not the passenger concern. I finally got my hot tea and drank it while it's hot due to the landing preparation [OUCH].
I sat back and recalled what I experienced in the Indonesian-WORKSHOP on INFORMATION LITERACY by APISI. APISI [Asosiasi Pekerja Informasi Sekolah se Indonesia] have a great team to run the workshop well. There are so many changes in the schedule due to many factors, however they managed to make the program flow smoothly. Each program was also a program for them to attend and participate. They didn't just work to run the workshop, but they also came as member and participated in the working group. CICO, the resort we used for this workshop, consists of villas of 3 bedrooms in each. The committee arranged that in each villa there were committee member in it. This is good for coordinating with the participants, to mingle with participants, good strategy to get feedback from participants too. They also mingled with participants during the meal time. Networking was a very visible agenda of them. The atmosphere of sharing knowledge and building networking was successfully built during those 4 days of the workshop.

Another part of my observation was the stamina of the committee. They diligently took a time to evaluate and manage the program every night after the day program ended. They spent hours until after midnight to evaluate the day program. They woke up early to set things up and had breakfast with the participants. The great stamina was also showed by the moderator who stayed in front moderating whole day sessions, 6 sessions in a row [BRAVO MENDY!] and an MC who steadily fought with the tired body and sleepy eyes to stay alert in the all sessions of the day [BRAVO STEPH]. That was the reason why there was no complains from the participants. Everybody enjoyed they learning process and loved the friendship offered:

• We were equipped with great international speakers from Puan Faridah [Singapore], Puan Norhayati and Puan Rashida, and Mr. Diljit Singh[Malaysia], Mrs. Wawta [Thailand], and Hoan [Vienam] who shared with us their experiences in IL.
• We were helped by local and wise expertises Pak Blasius, Bu Yati Kamil, Bu Utami, Bu Dora, and Pak Dhama who wisely guided us the young librarian.
• We were spoiled with good food, nice restaurant GUMATI, singing and dancing time, and the kambing guling to accompany our friendship building during those days.
• We had fun visiting the Bogor's Presidential palace, British Int'l School [BIS] Library and UPH library for the real view of library world.

My last experience with the committee was the journey to the airport from BIS. We had the tour of Banten to find the route to the airport. The eagerness of Edwin, the committee member who drove us, to take us to the airport was inspiring. This young man [freshmen student] politely asked for direction 4 times to different people and place. He had to take us on time to check in at least an hour from the flight time. He did it without complaining, and being grumpy. No complains of him about having lack of friend to drove in the long and winding road to the airport.

Thank you [left to right on the picture]: Aris, Eko, Febi, Chino, Mendy, Stephanie, Hanna, Etha, Sulfan, Robby, Edwin, David.

Library 2.0 : Evaluasi

Salah satu hal penting dari pengembangan perpustakaan menurut konsep library 2.0 adalah evaluasi. Evaluasi pada umumnya dianggap sebagai kegiatan terakhir dan tidak berkelanjutan. Jadi jika ada suatu program atau kegiatan, maka diakhir program atau kegiatan tersebut ada evaluasi. Umpan balik diberikan lalu dicatat, namun jarang hasil evaluasi tersebut menjadi draft proposal untuk kegiatan selanjutnya. Ini yang sering terjadi di perpustakaan kami. Ketika kami menyadari ini, kami tidak heran mengapa perpustakaan tidak memiliki perkembangan yang signifikan. Kalaupun ada, perkembangan itu kemudian dianggap biasa dan rutin. Mengapa? Karena tidak dievaluasi.

Menyadari kelalaian tersebut, rapat terakhir perpustakaan berisi sharing tentang pelatihan yang diikuti 3 teman kami di UGM dan pelatihan yang kami adakan beberapa hari yang lalu. Rapat jadi ajang cerita. Banyak masukan yang diberikan oleh teman-teman yang mengikuti pelatihan. Selama pelatihan yang amat sangat padat, mereka selalu merefleksikan dan membandingkan antara teori, hasil pengamatan, dan praktek latihan dengan apa yang ada di perpustakaan kami. Jujur diakui bahwa banyak sekali yang harus diperbaiki dan sekaligus banyak yang dapat dikembangkan. Dari penataan ruang, prosedur pengolahan, cara melayani, peralatan yang digunakan, jenis pelayanan, teknologi informasi, jenis koleksi, dan cara bekerja. Lengkap sudah. Ini namanya evaluasi.

Langkah berikutnya setelah menceritakan semua yang didapat, atau brainstorming, adalah membuat rapat kerja untuk menentukan apa yang hendak dilakukan. Rapat kerja juga harus menghasilkan sesuatu, tidak hanya brainstorming, apalagi berkeluh kesah. Sesuatu yang akan dihasilkan adalah rencana detil mewujudkan program baru, layanan baru, atau perubahan yang akan direncanakan. Termasuk di dalamnya KAPAN program, layanan dan perubahan baru tersebut akan di-EVALUASI. Ini penting.

Evaluasi adalah titik perputaran berikutnya. Tanpa evaluasi, perkembangan selanjutnya tidak ada. Jadi, kalau mau berkembang, mulailah dari evaluasi. Ini konsep penting dalam libraru 2.0

Library 2.0 : Konsep Pengembangan Perpustakaan

Konsep Library 2.0

Istilah library 2.0 berawal dari konsep Web 2.0 yang merupakan generasi ke 2 dari WWW. Web 2.0 atau parcipatory web menggambarkan bagaimana teknologi WWW dimanfaatkan oleh aplikasi-aplikasi yang berkembang saat ini untuk berkolaborasi oleh para penggunanya dari seluruh penjuru dunia. Aplikasi yang memungkinkan itu salah duanya adalah blog dan wiki. Dua aplikasi itu digunakan pengguna untuk berkontribusi terhadap isi website lain.

Konsep kolaborasi dengan banyak orang inilah yang memberi inspirasi lahirnya konsep library 2.0 untuk mewujudkan parcipatory library service. Participatory library service artinya layanan-layanan perpustakaan yang dibangun berdasarkan masukan, evaluasi dan keterlibatan banyak orang: staff perpustakaan, pimpinan perpustakaan, dan pengguna. Perubahan yang terjadi di perpustakaan didasarkan pada masukan, evaluasi dan keterlibatan pengguna. Jadi inti Library 2.0 perubahan yang berpusat pada pengguna atau user-centered change. Hal ini dimungkinkan melalui teknologi informasi atau tanpa teknologi informasi.

Library 2.0 merupakan model untuk perubahan yang terus menerus, untuk memberdayakan pengguna melalui keterlibatan mereka dan layanan yang berfokus pada pengguna, dan perubahan dan untuk menjangkau pihak lain yang berpotensi sebagai pengguna melalui layanan-layanannya. Perubahan yang dapat dilakukan dengan konsep library 2.0 adalah perubahan pelayanan, prosedur dan operasional lainnya. Perubahan ini bersifat terus menerus melalui evaluasi dan pembaharuan.

Persiapan Library 2.0

Sebelum perpustakaan melakukan perubahan dalam bentuk apapun, perlu diketahui apa yang sudah dilakukan dan disajikan oleh perpustakaan kepada penggunanya. Ini dapat dilakukan dengan evaluasi diri tentang: layanan yang telah dilakukan/diberikan, pengguna yang sudah terjangkau oleh layanan dan koleksi perpustakaan, teknologi atau infrastruktur yang mendukung layanan dan pengelolaan perpustakaan. Dengan evaluasi ini, maka kondisi awal perpustakaan akan diketahui untuk melangkah kepada perubahan yang akan ditentukan.

Perubahan yang akan diadakan di perpustakaan perlu didasari pada visi dan misi perpustakaan. Perubahan yang tidak sejalan dengan visi misi perpustakaan akan mengaburkan tujuan perpustakaan dan mengakibatkan perubahan itu tidak sesuai dengan keberadaan perpustakaan di komunitasnya. Ini dapat saja berarti bahwa sebelum melakukan perubahan, peninjauan terhadap visi misi adalah langkah pertama dalam memulai perubahan.

Pada kenyataannya banyak perpustakaan, dalam jenis apapun, kurang memperhatikan dengan seksama apa visi dan misi perpustakaan berkaitan dengan lembaga yang naunginya dan komunitas penggunanya. Tanpa visi dan misi, perpustakaan seperti kapal tanpa kapten kapal yang menentukan arah dari kapal tersebut. Karena itu visi dan misi ini penting untuk dinyatakan secara jelas dan diketahui semua pihak yang berkaitan dengan perpustakaan. Visi dan misi sebaiknya ditinjau ulang setiap beberapa tahun sekali untuk memastikan keberlakuannya.

Salah satu komponen visi dan misi adalah tentang pengguna. Mengetahui dengan lengkap profil pengguna perpustakaan akan memberikan gambaran tentang layanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Hal-hal yang perlu diketahui tentang pengguna perpustakaan adalah siapa mereka, latar belakang pendidikan terakhir, kegiatan mereka, kemampuan bahasa asing mereka, kemampuan literasi mereka, dan sebagainya. Misalnya profil pengguna perpustakaan adalah sebagai berikut:

- mahasiswa dan karyawan institusi dari perpustakaan,

- mahasiswa berasal dari berbagai daerah di Indonesia dengan fasilitas pendidikan dan tingkat mutu pendidikan yang beragam

- karyawan institusi lulusan SMA sebanyak 40% dan 60% lainnya bervariasi dari S1 sampai S3

- kegiatan mahasiswa adalah belajar, eksplorasi, berlatih, penelitian dan mencari hiburan

- karyawan administrasi bekerja rutin dan memiliki kebutuhan peningkatan kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan

- pengajar/dosen melakukan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat

- kemampuan bahasa Inggris mahasiswa rata-rata, kemampuan bahasa Inggris karyawan 40% di bawah rata-rata dan 60% di atas rata-rata

- kemampuan literasi informasi mahasiswa rendah karena belum mampu menyelesaikan masalah informasi dengan lancar dilihat dari informasi yang dihasilkan

Untuk mendapatkan profil ini, data-data mahasiswa di bagian akademik dapat membantu sebagian informasi tentang latar belakang. Sementara cara lain yang dapat dilakukan adalah melakukan survey kepada pengguna, mahasiswa dan karyawan dalam hal ini.

Selain tentang profil pengguna, informasi penggunaan layanan dan koleksi perpustakaan selama ini menjadi suatu hal yang dapat dievaluasi. Jumlah transaksi perhari dalam beberapa tahun terakhir ini apakah meningkat, menurun atau cenderung statis? Jumlah pengunjung perpustakaan menunjukkan angka yang meningkat atau sebaliknya? Informasi ini dianalisis dengan dilengkapi dengan informasi lain yang terjadi di luar perpustakaan. Misalnya peningkatan transaksi terjadi pada masa-masa ujian tengah semester atau akhir semester. Transaksi menurun pada liburan semester atau kuliah antar semester. Jumlah pengunjung dan jumlah transaksi tidak berbeda secara signifikan sehingga dapat diartikan bahwa pengguna datang lebih banyak untuk bertransaksi ketimbang berada di perpustakaan.

Hasil survey ini diharapkan akan melengkapi visi misi yang berikutnya atau memperbaiki visi misi yang sudah ada. Survey tentang profil pengguna dapat mempengaruhi komponen visi dan misi pada bagian lain seperti jenis koleksi dan juga infrastruktur pendukung pelayanan perpustakaan.

Komponen Library 2.0

Sebagai suatu konsep untuk mengembangkan perpustakaan Library 2.0 memiliki 3 komponen utama yaitu perubahan yang konstan dan bertujuan, partisipasi pengguna, dan penjangkauan pengguna dan pengguna potensial.

Perpustakan sebagai suatu organisasi sudah selayaknya berkembang untuk membuktikan bahwa perpustakaan sebagai organisasi yang hidup. Berkembang berarti melakukan perubahan baik dalam layanan, manajemen, koleksi maupun infrastruktur. Dalam perubahannya, partisipasi dari pengguna yang memiliki kebutuhan di perpustakaan merupakan komponen penting yang menentukan arah dan jenis perubahan yang dilakukan.

Pengguna perpustakaan terdiri dari dua jenis pengguna yang sudah menggunakan perpustakaan dan pengguna yang berpotensial menggunakan perpustakaan. Dua jenis pengguna ini dapat dilibatkan untuk mengembangkan perpustakaan. Masing-masing dapat memberikan ide pengembangan perpustakaan yang tidak atau belum pernah terpikirkan sebelumnya.

Perubahan yang Konstan dan Bertujuan

Perubahan yang konstan artinya selalu ada perkembangan di dalam perpustakaan. Perubahan ini harus didasari dengan alasan atau latar belakang dan tujuan yang jelas. Perubahan adalah dasar dari Library 2.0 : perubahan yang menjangkau pengguna baru, perubahan yang menghasilkan layanan baru dan perubahan yang merupakan tanggapan dari permintaan pengguna.

Dalam dunia perpustakaan, perubahan tidak selamanya mudah untuk dilakukan. Hambatan terhadap perubahan berasal dari budaya yang pegang kuat merasa cukup. Rutinitas administrasi yang perlu waktu dan tenaga keterbatasan biaya, dan keterbatasan sumber daya manusia adalah alasan lain tidak adanya perubahan. Jika ada perubahan maka seringkali merupakan hasil siklus rencana-terapkan-lupakan .Tidak ada tahap evaluasi yang memungkinkan adanya perbaikan berikutnya.

Library 2.0 membawa konsep perubahan yang terus menerus dan bertahap –evolutionary, bukan revolutionary. Perubahan model ini disatukan dalam organisasi, artinya menjadi suatu kebiasaan dan melibatkan staff dan penggunanya. Pada setiap tahap perubahan selalu disertai dengan evaluasi terhadap perubahan tersebut. Evaluasi akan memberi stimulasi terhadap perubahan berikutnya. Demikian siklus itu akan terus berputar sehingga menjadi satu kegiatan rutin yang menghasilkan perubahan.

Ada banyak cara untuk menyatukan perubahan ke dalam organisasi. Dua di antaranya adalah Siklus Tiga Langkah atau Tree-Steps Cycle dan Model Perubahan Tiga Cabang atau Three Branches 0f Change Model.

Siklus Tiga Langkah terdiri dari 3 langkah. Tiga langkah ini dapat dikerjakan oleh suatu Tim Vertikal. Tim Vertikal terdiri dari personel-personel perwakilan dari setiap jenjang dalam struktur organisasi. Dari bagian administrasi atau operator sampai ke bagian manajerial. Dengan adanya wakil dari tiap jenjang, maka ada kepedulian terhadap layanan yang akan dikerjakan bersama. Setiap staff pada jenjang apapun dapat dengan leluasa memberi masukan atau ide kepada rekannya yang menjadi wakil dari Tim Vertikal ini. Tiga langkah tersebut yaitu:

1. Curah Pendapat tentang layanan baru dan perbaikan layanan

Ide perubahan dapat berasa dari staff segala jenjang dan pengguna. Tentukan cara yang mudah untuk ide ini tersampaikan dan terkumpul. Ide dapat disampaikan kapan saja dan dengan cara yang jelas bagi pemberi ide. Kotak saran, kuesioner, formulir saran di meja referensi atau sirkulasi, dan polling dapat menjadi cara. Saran atau ide kemudian dipresentasikan ke semua oleh tim sehingga dapat ditentukan mana yang akan direncanakan untuk diwujudkan.

2. Merencanakan layanan baru dan menyukseskannya

Ide layanan baru atau perbaikan layanan yang masuk dianalisis kemungkinannya untuk diwujudkan. Biaya, teknologi, infrastruktur, kesesuaian dengan visi dan misi, sumber daya manusia dan hal lain dapat menjadi faktor menentukan ide yang akan direncanakan.

Setelah ditetapkan ide layanan atau perbaikan layanan yang akan diwujudkan, rencanakan perwujudan tersebut: pembagian tugas, prosedur, penanggung jawab layanan, waktu tenggat layanan dimulai dan sebagainya.

Langkah berikutnya dalah menjalankan layanan tersebut.

3. Mengevaluasi layanan baru itu secara rutin

Rencanakan bagaimana dan kapan mengevaluasi layanan baru atau perbaikan layanan yang dilakukan. Dalam mengevaluasi staff dari jenjang apapun dan pengguna diikut-sertakan untuk memberikan masukan evaluasi.

Siklas Tiga Langkah tidak membutuhkan banyak orang untuk berada di dalam tim. Yang terpenting adalah tim vertikal yang dibentuk terdiri dari orang-orang dari berbagai jenjang dalam organisasi, dalam hal ini perpustakaan.

Pada Model Perubahan Tiga Cabang, ada 3 tim yang dibentuk. Tiga tim ini juga bersifat vertikal, seperti tim vertikal pada Siklus Tiga Langkah. Anggota masing-masing tim dapat di rotasi secara berkala. Tiga tim yang dibentuk yaitu :

1. Tim Investigasi

Tim yang bertugas untuk melakukan penyelidikan terhadap ide baru yang dapat diterapkan di perpustakaan. Survey, curah pendapat, dan pengumpulan ide atau masukan menjadi tanggung jawabnya. Jika ada ide yang sesuai dengan situasi perpustakaan dan kebutuhan pengguna maka tim ini membentuk Tim Perencana yang bersifat vertikal.

2. Tim Perencana

Tim perencana dibentuk jika ada ide yang sudah disetujui oleh Tim Investigasi. Tim perencana memastikan ide ini dapat diimplementasikan, membuat rencana detil dan membuat rencana untuk evaluasi ide ini ketika sudah dilaksanakan yaitu menentukan kriteria kesuksesan layanan yang akan dijalankan.

3. Tim Evaluasi

Tim ini berdiri sendiri, bersifat vertikal, mengalami rotasi anggota dan sesuai dengan namanya, tugasnya adalah melakukan evaluasi terhadap layanan di perpustakaan. Sifatnya yang berdiri sendiri dapat melakukan evaluasi terhadap beberapa layanan sekaligus. Jika menemukan kesuksesan pada suatu layanan, evaluasi dapat lanjutkan ke evaluasi layanan berikutnya dan akan melakukan evaluasi lagi pada periode berikutnya. Jika kriteria kesuksesan belum ditemukan maka tim ini akan menentukan apakah layanan tersebut diteruskan, diubah, atau dihentikan.

Dari cara kerja model perubahan ini, dibutuhkan banyak orang untuk bekerja dalam tim-tim. Model ini cocok untuk perpustakaan yang berskala sedang atau besar dengan sumber daya manusia yang cukup banyak untuk menjadi anggota 3 tim tersebut.

Partisipasi Pengguna

Pada komponen ini, Library 2.0 memberi perhatian kepada bagaimana pengguna dan non pengguna atau pengguna potensial dapat terlibat di dalam membuat layanan baru di perpustakaan, dan terlibat dalam layanan perpustakaan. Partisipasi berupa masukan ide dapat dilakukan melalui survey, kuesioner dan kotak saran seperti pada pembahasan sebelumnya.

Partisipasi dalam layanan perpustakaan adalah bagaimana pengguna memberikan masukan atau informasi yang dapat digunakan oleh pengguna lain. Sebagai contoh, sebuah katalog buku akan lebih informatif jika mereka yang pernah membaca buku tersebut dapat memberikan komentar tentang apa yang dipelajari dari buku tersebut. Ini seperti layanan yang diberikan oleh AMAZON.COM dengan memberikan kesempatan pada penggunanya untuk memberi review tentang buku yang dibeli atau dibacanya. Informasi tersebut akan berguna bagi pengguna lain yang akan membaca buku yang sama.

Keterlibatan pengguna dapat difasilitasi dengan teknologi informasi, sekalipun ini tidak selalu begitu. Di dalam konsep Library 2.0 teknologi informasi dianggap sebagai alat saja, tidak harus mempunya peran yang menentukan.

Penjangkauan Pengguna Potensial

Pengguna potensial adalah pengguna yang belum menggunakan layanan perpustakaan. Di dunia perpustakaan perguruan tinggi, banyak ditemukan mahasiswa yang tidak pernah memanfaatkan perpustakaan untuk berbagai alasan. Alasan-alasan inilah yang dapat dicari dan dikumpulkan. Mungkin saja mereka tidak tahu bahwa kebutuhan mereka sebenarnya dapat dipenuhi di perpustakaan. Mereka tidak tahu karena mereka punya gambaran tersendiri tentang perpustakaan. Melakukan survey secara khusus kepada pengguna potensial ini dapat menghasilkan ide-ide layanan baru bagi perpustakaan.

Hal lain yang mungkin sebabkan pengguna potensial tidak pernah ke perpustakan adalah karena mereka mendapati bahwa apa yang mereka butuhkan tidak ada di perpustakaan. Misalnya mereka yang ingin menemukan buku-buku tertentu, merasa kecewa karena tidak menemukannya di perpustakaan. Bisa jadi buku tersebut tidak populer atau tidak lagi beredar. Pada kenyataannya, buku-buku yang tidak populer banyak dicari oleh pengguna. Ini adalah konsep Long Tail dan sudah terbukti oleh AMAZON.COM yang banyak menjual buku-buku yang tidak populer lebih banyak dari pada buku yang populer.

Jika memungkinkan untuk mendapatkan buku atau koleksi khusus tersebut dengan cara meminjam, atau dalam format yang berbeda, pengguna potensial ini akan mendapati bahwa kebutuhannya dapat dipenuhi. Ini dapat menjadi ide layanan baru di perpustakaan. Sekali lagi, teknologi informasi dapat dimanfaatkan sebagai alat jika ada. Jika teknologi informasi belum tersedia, perpustakaan dapat memfasilitasi sejauh kemampuannya dan sesuai dengan fasilitas yang ada.

Penutup

Konsep Library 2.0 adalah konsep baru yang berkaitan dengan mengadakan perubahan di perpustakaan yang melibatkan pengguna. Perubahan ini dimaksudkan untuk perubahan yang senantiasa terjadi, tidak bersifat merombak secara drastis, tapi perubahan yang bertahap. Dengan demikian, perubahan akan selalu terjadi di dalam perpustakaan, baik layanannya, infrastrukturnya, fasilitasnya dan bahkan atmosfir di perpustakaan.

Konsep ini diperuntukkan bagi semua jenis perpustakaan dan semua ukuran perpustakaan. Ukuran perpustakaan yang kecil cenderung lebih mudah melakukan adaptasi terhadap perubahan, sementara semakin besar semakin membutuhkan lebih banyak usaha untuk berubah. Karena itu dalam melakukan perubahan perlu mengacu pada model perubahan yang sesuai.

Setiap model perubahan untuk mewujudkan layanan baru senantiasa memberi penekanan penting pada kegiatan evaluasi. Kegiatan evaluasi adalah kegiatan yang membuat perubahan di perpustakaan dapat berlangsung terus menerus.

Referensi:

Casey, Michael E. Savastinuk, Laura C. Library 2.0: A Guide to Participatory Library Service. Information Today, Inc. 2007.
Miller, Paul. Web 2.0: Building the New Library. Ariadne. Ariadne Issue 45. 30-October-2005. Online: http://www.ariadne.ac.uk/issue45/miller/intro.html. Tgl Akses 13 Maret 2008.

Umi Proboyekti,S.Kom, MLIS
Kepala Perpustakaan Duta Wacana, UK. Duta Wacana, Yogyakarta
Dosen Program Studi Sistem Informasi, UK. Duta Wacana
Email : othie@ukdw.ac.id, othie115@yahoo.com , othie115@gmail.com
Blog: http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/, http://sambungjaring.blogspot.com, http://karma-ukdw.blogspot.com

disajikan pada Pelatihan Administrasi Perpustakaan di AMIK ASTER Yogyakarta 18 Maret 2008

Reorganize!

I realized that for these 3 years since becoming the library director, I was caught in the daily operational too much, so that most of the library matters got me involved to manage or decide. For the first year, it was necessary due to the transition, but it went on to the next years up till now.
For example, administration stuff are routines but since we used part-timer to handle those, she had limited responsibilities and decision making. Moreover, I had no chance to upgrade or empower them more because their part time position.
Daily policy such as paying the late check-in books penalty becomes my responsibility too whereas the circulation supervisor is enough to deal with it. I am tired, not because it is too much, but because I could not go further for the next progress in the library. While the province govt is leading the online catalog integration and other national group is preparing a digital library network, I got trapped in daily activities in the library.
So, a new resolution is needed for this new year. We need to reorganize our human resources, responsibilities and roles!!

The reorganizing here is distributing the operational decision making to the staff according to their position and having them collaborate in any situation which needs more than a person to decide based on library's basic rules and policies.
Achieving this stage, each staff is required to write down their standard operational procedures of their tasks. By having all SOP, they are going to share their skill and knowledge in order to equip other staff in making decisions.
We are aware that communication and report procedure are very important. Immediate report or flash news from new situation or ideas are worth to share. Therefore we are going to implement a groupware application called e-groupware to communicate ideas and information to each other every single day. Everyone is obligated to access to this application and has the same right to share ideas, report and information.

However, this application is not to replace meetings. Meetings are important for evaluating, planning and fellowship. The information shared through the e-groupware will prepare each to every discussion point in the meeting.

Having this plan, I, as the Library Director, will have more time and concentration to focus on where this library will go, and what is new in the library world that we can apply in the library. Moving toward is a must do. Therefore this changing cannot wait to show!