SInTA - Sistem Informasi Tugas Akhir

SInTA merupakan sistem informasi berbasis web untuk mengelola dan mengakses dokumen tugas akhir mahasiswa Universitas Kristen Duta Wacana dalam format digital. Nama SInTA terasa lebih tepat karena ada tokoh wayang bernama Sinta yang dapat menjadi bagian dari logo sistem informasi ini. Sekalipun ide awal namanya adalah SITA, SInTA terasa lebih cocok dan "njawani" untuk mengusung salah satu ikon budaya lokal: wayang. Sekalipun tidak ada hubungan filosofis antara sistem informasi ini dengan wayang Sinta, SInTA merupakan produk lokal yang disajikan global.

Berawal dari kebutuhan untuk mengakses skripsi dan thesis yang sudah terdigitalisasi selama beberapa periode tanpa ada alat akses yang memadai, perpustakaan UKDW menawarkan kasus ini kepada sekelompok mahasiswa Teknik Informatika di bawah supervisi dosen untuk mengembangkan sistem informasi tugas akhir. Sistem yang mudah digunakan, berbasis web, dan memanfaatkan perangkat lunak open source. Workshop dan kerja tim sudah dilakukan, tetapi kegiatan kuliah dan tugas-tugas anggota tim ini menghambat proyek sukarela -penuh percobaan ini. Kemudian, proyek ini terhenti sebelum setengah jalan.

Sementara itu mahasiswa-mahasiswa yang akan skripsi memerlukan verifikasi judul apa yang sudah ada, apa perbedaan dari ide yang dimiliki, sumber informasi apa yang digunakan dan metode/kasus apa yang sudah banyak digunakan. Untuk itu mereka perlu mengakses skripsi-skripsi yang sudah dalam bentuk digital itu. Dengan berbekal kerja sama antara Unit Multimedia (PPTPM), perpustakaan dan dosen Teknik Informatika, pembimbing tim yang gagal itu, kami sepakat untuk mewujudkan segera sistem informasi tersebut.

Kerja keras diawali dengan koordinasi dan pembagian tugas. PPTPM bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen digital dan merapikan ribuan file untuk dimasukkan dalam database. Perpustakaan mengatur proses menentukan metadata tiap dokumen skripsi. Beberapa mahasiswa dari berbagai jurusan terlibat untuk menentukan matakuliah pendukung bagi setiap skripsi yang sudah terkumpul. Ribuan jumlah skripsinya. Perpustakaan menyiapkan peralatan dan data (mahasiswa, dosen, matakuliah). Sementara dosen Teknik Informatika, dalam hal ini Budi Susanto, S.Kom, MT dan alumni TI angkatan 2005, Daniel Susanto, S.Kom bekerja sama untuk membangun sistem informasi. Waktu 2 bulan menjadi target untuk SInTA selesai pada tahap pertama: dokumen skripsi terunggah sebagian secara merata dari tiap program studi, dan menyajikan full text untuk dosen pembimbing skripsi. Oktober 2009 bertepatan dengan Dies Natalis UKDW SInTa tayang perdana di http://sinta.ukdw.ac.id/.

SInTA versi awal menyajikan informasi berdasarkan beberapa profil pengguna. Pengguna yang tidak memiliki user account disajikan informasi abstrak, bab pendahuluan, bab penutup dan daftar pustaka. Hal ini dimaksudkan agar pengguna dapat mengetahui hal-hal dasar tentang skripsi atau thesis yang dibaca. Daftar pustaka akan berguna untuk mereka yang memerlukan sumber informasi yang sama. Sementara pengguna yang mengakses dengan user account, terbagi tiga: mahasiswa, dosen, dan dosen pembimbing. Mahasiswa dan dosen dapat mengakses bab tambahan yaitu bab 2 sementara dosen pembimbing dapat mengakses semua bab secara penuh. Informasi ini dirasa kurang oleh pengguna, terutama para mahasiswa dan dosen yang bermaksud untuk mengetahui lebih jauh tentang skripsi atau thesis yang bukan bimbingannya.

Untuk menjawab kebutuhan itu sejak 1 Desember 2010, pengguna yang menggunakan user account dapat mengakses setiap dokumen skripsi dan thesis secara penuh.

Fitur lain dari SInTA yang disediakan adalah akses dari perangkat bergerak yang menyajikan kemampuan pencarian dan penyajian abstrak skripsi atau thesis. Semua perkembangan kemampuan SInTA baik untuk pengguna informasi atau kebutuhan penelitian bagi mahasiswa skripsi diberikan secara rinci dalam halaman BANTUAN pada SInTA.

Saat ini SInTA sudah masuk pada tahap akhir dari pengujian setelah semua fitur dipenuhi dan tidak ada keberatan dari universitas untuk menyajikan secara penuh dokumen skripsi dan thesis kepada pengguna yang menggunakan user account. Sementara itu data-data yang belum terlengkapi masih senantiasa dalam tahap dilengkapi.

Sekarang saatnya SInTa dipromosikan.

Jogja Library for All

Jogja Library for All adalah proyek pemerintah DIY yang bertujuan untuk menjadikan DIY sebagai propinsi pendidikan. Kata "pendidikan" lebih tepat dari pada "pelajar", seperti selama ini  Yogya dikenal sebagai kota pelajar. Kapan jadi mahasiswanya kalau pelajar terus? 

Untuk menjadi propinsi pendidikan, hal yang sedang dipromosikan adalah menyajikan layanan dan informasi kekayaan informasi yang dimiliki propinsi DIY, dalam hal ini diawali dengan koleksi perpustakaan  perguruan tinggi di DIY. Cara penyajiannya adalah dengan membangun online catalog bersama yang dapat diakses dari manapun. Cita-cita tidak hanya sampai di sini, tapi nantinya koleksi-koleksi yang ditayangkan secara online ini tidak hanya dapat dilihat saja tapi dapat diakses secara fisik dengan mudah oleh semua mahasiswa dan pelajar di DIY, terlepas mereka dari lembaga pendidikan mana. Dengan tersedianya koleksi diakses secara fisik, maka pengembangan layanan selanjutnya adalah peminjaman koleksi  oleh pengguna dari semua perpustakaan yang tergabung dalam Jogja Library for All. 

Tahapan pertama dari proyek ini berupa kesepakatan terbentuknya Jogja Library for All di antara 4 perpustakaan perguruan tinggi di DIY : UGM, UNY, UII, dan ISI. Penambahan anggota berikutnya berasal dari AMIK Kayani, UAD, UAJY, UKDW, UMY, UPN, USD, STPN. Anggota-anggota berikutnya akan terus bertambah bahkan dari  perpustakaan sekolah dan perpustakaan daerah di DIY. 

Tahapan pertama kemudian disusul dengan inisiatif untuk membuka layanan di setiap perpustakaan unit, perpustakaan anggota Jogjalib.  Layanan yang dimaksud ini adalah layanan akses koleksi yang ditampilkan di online catalog Jogjalib. Layanan ini ditujukan untuk masyarakat DIY untuk dapat mengakses koleksi perpustakaan unit Jogjalib, terlepas apakah mereka mahasiswa atau non-mahasiswa, dengan menjadi anggota Jogjalib yang ditandai dengan kepemilikan atas kartu smart card Jogjalib. 

Kalau selama ini akses ke perpustakaan universitas ada prosedur yang berbeda-beda bagi mahasiswa luar dan masyarakat umum, maka dengan keanggotaan ini, prosedurnya diseragamkan dan perpustakaan unit tetap memiliki otoritas menentukan cara penggunaan dan aturan penggunaan koleksi yang diakses oleh anggota Jogjalib ini.

Silang layan Jogjalib, demikian sebutan untuk layanan ini, diterapkan di beberapa perpustakaan universitas yang bersedia untuk menjalankan pilot project ini. Perpustakaan-perpustakaan unit tersebut adalah : UAJY, UGM, UKDW, UII dan USD. Perpustakaan-perpustakaan unit  pertama yang tergabung dalam Silang Layan Jogjalib ini yang bertugas untuk memikirkan aturan-aturan dan prosedur Silang layan Jogjalib. Semua prosedur dan kebutuhan yang ditentukan kemudian diwujudkan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (dulu BAPERPUSDA) dan Gamatechno sebagai pihak yang bertugas untuk membangun aplikasi komputernya.

Sekarang semua persiapan sudah diujung penyelesaian, dan tinggal kapan dimulai dan dipublikasikan kepada masyarakat. Hal yang perlu dilakukan adalah evaluasi setelah beberapa periode pelaksanaan dan menjajaki pengembangan berikutnya yaitu menambah anggota Silang Layan Jogjalib dari anggota-anggota Jogjalib.

Library 2.0 : Berkolaborasi dengan Teknologi Web 2.0

Library 2.0 memang terlahir karena ide Web 2.0, suatu konsep web yang menekankan pada partisipasi pengguna melalui aplikasi yang memungkinkan para pengguna dapat berbagi dan saling melengkapi informasi. Aplikasi blog, wiki, dan jaringan sosial seperti Facebook adalah contoh. Dalam dunia perpustakaan, teknologi itu diadaptasi salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi blog. Blog internal dan blog eksternal.

Blog Internal. Ini jenis blog yang dapat diakses secara terbatas oleh staff perpustakaan. Blog ini yang mungkin jadi jawaban dari kesenjangan informasi di antara para staff di perpustakaan. Kesenjangan yang terjadi adalah tidak tersampaikannya informasi progres suatu pekerjaan, hasil pekerjaan yang dilakukan, ide pengembangan layanan atau ide perubahan yang perlu dilakukan. Biasanya hal ini disampaikan pada saat rapat, tapi rapat tidak selamanya dapat dilakukan kapan saja kalau jadwal kepala perpustakaannya sangat padat. Kepala perpustakaan juga memiliki beberapa ide dan informasi perkembangan dari tugas-tugas yang dilakukan internal atau eksternal. Kesenjangan lain adalah transfer pengetahuan dari satu kepala ke kepala yang lain di dalam perpustakaan. Kesenjangan dapat diatasi dengan memanfaatkan blog internal perpustakaan.

Blog internal diakses oleh setiap staff setiap hari untuk mengetahui informasi yang dibagikan oleh rekan staff yang lain. Kepala perpustakaan, misalnya, menceritakan apa yang dikerjakannya dan informasi hal-hal baru yang terkait dengan perpustakaan secara internal dan perkembangan perpustakaan secara umum. Isu-isu baru yang mungkin datangnya lebih banyak ke Kepala Perpustakaan dapat dibagikan melalui blog ini. Para staff mendapat kesempatan untuk mendapatkan informasi baru dan juga memberi masukan atau pertanyaan yang berkait dengan informasi yang didapatnya. Lebih dari itu, jika Kepala Perpustakaan mengajukan beberapa ide perubahan, ide perbaikan atau evaluasi, para staff akan dengan mudah memberikan masukan dan tanggapan. Sebaliknya, para staff ketika merasa menemukan ide baru akan selalu memiliki tempat untuk dapat membagikan ide itu kapan saja, dan mendapat jaminan bahwa ide itu tersampaikan kepada semua, ketika setiap orang di perpustakaan membaca idenya di blog tersebut. Tanggapan dapat diberikan kapan saja, sehingga setiap orang memiliki waktu untuk mencerna informasi, memikirkannya dan memberikan tanggapan dalam kondisi yang baik.

Informasi yang disampaikan di blog internal jadi penting karena setiap staff menjadi tahu bahwa setiap orang berproses dan bekerja. Sehingga tidak ada asumsi bahwa salah satu staff atau bahkan Kepala Perpustakaan tidak memberi perhatian kepada pekerjaan atau proyek di perpustakaan atau dianggap tidak mengerjakan apapun di perpustakaan. Kesenjangan informasi ini rentan terhadap konflik. Tidak tahu dan tidak bertanya.

Terus terang hal ini terjadi di Perpustakaan Duta Wacana. Ketika ada proyek re-inputing dan re-processing, saya memang tidak terlibat di dalam proyek itu. Proyek itu sudah ada koordinatornya, dan sudah ada pembagian tugas. Prosedur sudah dibicarakan bersama di rapat dan di rapat itu juga sudah ada pembagian jelas bahwa saya sendirian akan menjalankan tugas proyek perpustakaan yang baru : Program Literasi Informasi. Program ini dilakukan selama 3 minggu, tapi sebelum program dijalankan, persiapan pun hanya menjadi tugas saya. Bersamaan dengan persiapan tersebut ada tugas-tugas keluar yang berkaitan dengan program literasi informasi. Dikerjakan sendiri. Belum lagi tugas di program studi sebagai dosen yang tidak ada sangkut pautnya dengan perpustakaan juga harus dilakukan. Koordinasi dengan pihak lain berkait dengan perpustakaan juga meminta perhatian dan tenaga. Itupun dikerjakan sendiri. Sementara staff yang lain tidak pernah tahu persis betapa banyaknya pekerjaan itu. Ternyata kesibukan itu dianggap sebagai kurangnya perhatian terhadap proyek besar di perpustakaan. Itu tercetus di rapat saat program literasi informasi sudah selesai dan saya akan punya waktu untuk terlibat sekalipun tidak penuh karena pekerjaan lain masih banyak. Ini kesenjangan namanya. Sementara saya tidak banyak mencampuri dan sesekali bertanya kepada koordinator proyek tentang progres dari proyek itu karena saya percaya, proyek itu dapat berjalan dengan baik, tanpa campur tangan saya.

Nasiblah. Multitasking memang tidak mudah.

Nah, Blog internal kubayangkan dapat menjadi jembatan yang baik untuk dapat mengatasi kesenjangan informasi kasus di atas. Sekalipun harga yang harus dibayar adalah rajin menuliskan informasi terkini dari pekerjaan atau perkembangan kerjasama eksternal yang dilakukan. Itu tidak mudah memang, tapi paling tidak informasi itu sudah tersedia, tinggal diakses dan ditanggapi jika dianggap perlu ditanggapi. Ide-ide para staff juga akan tersampaikan melalui blog internal ini sehingga tidak perlu ada rapat-rapat yang banyak hanya untuk menceritakan hal-hal baru. Rapat akan menjadi lebih strategis karena sudah ada pembicaraan sebelumnya yang dilakukan di dalam blog internal ini.

Budaya ini adalah budaya baru. Tidaklah selalu mudah untuk menerapkan budaya baru apalagi budaya ini memerluka ketrampilan khusus, sekalipun ketrampilan yang diperlukan bukanlah suatu ketrampilan yang luar biasa di jaman ini:

1. mengoperasikan komputer
2. menggunakan browser
3. menggunakan aplikasi blog untuk mengakses
4. menggunakan aplikasi blog untuk posting informasi atau memberikan tanggapan
5. menjalankan prosedur pada aplikasi blog

Simpel saja kan?!
Jadi, jika mempunyai kasus kesenjangan informasi di perpustakaan, apalagi kalau perpustakaannya tidak hanya berada di satu lokasi yang sama, aplikasi blog internal ini layak menjadi salah satu alternatif solusi. Tugas berikutnya silakan googling aplikasi blog yang dapat digunakan di server internal dan menyediakan fasilitas otorisasi untuk akses.

Libraries Alliance

As I browse the Internet for some digital libraries resources I found D-Lib Magazine. When I evaluate the authority I found that this D-lib magazine is a product of an alliance of libraries. They work together to make this magazine happen where they can share anything about digital libraries projects. They offers free resources from qualified sources. They are well known universities which donates and share their knowledge to this world of libraries.
I believe that we don't have to be well known first to do something good for others. We are still able to share knowledge whether we are rich or not rich.

I know some librarians who are the directors of the library resist from working together to share resources. Their mindset are focused on what the benefit they will get, especially in money, from sharing resources. Some others are busy planning big seminars on high tech for libraries to show off instead to empower other small libraries. This is very sad.

As people cannot live alone in this world, so does library which is run by people. If we want to be known well, we need to work together and share resources that will empower us, and then others.
The alliance of the D-lib magazine is one of many examples. This model should set a new spirit of work together here in Indonesian libraries world.

INCU-VL Sharing

I attended and joined for the first time in INCU-VL( Indonesian Christian Univeristy- Virtual Library) gathering initiated by Petra Christian University Library. The main reason for this gathering was to share about any progress in each library representatives in INCU-VL. Last year they talked about Six-Sigma, a model to identify problems and how to resolve them.
The participants presented their implementation of six-sigma and any progress they achieved in their library. Some progress are budget based, but the interesting progresses are non-budgeted ones. I 'm especially interested in how the members openly share their progress in management, policy, resolving library service problems, and meeting the users' need within their limitations.

Some interesting discussion are :
1. involving students for part time jobs in the library. They may be placed in different positions beside shelving the stacks. They can help in circulation desk, collecting data survey, data entry and simple administration tasks.
2. the usage of repository data to figure the library's performance out.
3. spreading questionnaire to gain users need in the library. They can be replace by having the par timers asked the users directly for any feedback for the library
4. knowing what is the strong point in one's library due to the collection or to the facilities or to the people in the library.
5. how to empower each other through this forum by proposing a new empowering projects like information literacy, by enhancing the existing project, and by visiting each other or holding a training together.

The discussions might not produce any clear steps the next forum meeting, but the openness was a big step to empower others and self. Sharing may be done through a mailing list or a blog report so that every member can keep updated about others progress.

The key point of this forum is the openness about their library condition and progress: the willingnes to share experience with and to care about others.

ELCA Grantees

I believe where we are now, not merely because what we have done to reach it. There are others who took roles and parts of our journey to our position now. Here we are three women, grantees of ELCA (Evangelical Lutheran Church of America) scholarship in GSLIS Dominican University. We were supported in our own term. Elizabeth[right] was the first of us, and then Jean had the second term followed by me in the third.
We now are library directors in our institution: Elizabeth is in Satya Wacana Christian University, Jean
is in Artha Wacana Christian University and I am in Duta Wacana Christian University. We had a great opportunity to take this picture together after joining a long meeting to initiate an Indonesian higher education digital library. The meeting took place in Garuda Hotel, Yogyakarta, last November 2007.
In a short moment of reunion, we recall a dear friend in ELCA who were willingly to be our mother, taking care of us during our tough time in overseas: Sue Laeder. I personally had such a tough time in US specially because of the 911 tragedy and my dad passed away before I finished my study there. I believe Elizabeth and Jean had their own story of their tough time. It would be difficult for me if Sue were no such a caring person who:
-- took me for meal in my mourning day,
-- took me to the tallest Christmas tree down town,
-- checked on me to make sure I was good in school,
-- encouraged me when I was feeling very stupid about my study,
-- invited me to a friend party to cheer me up, and
-- took care of me every time I volunteered at ELCA in any season.
She was just like a mom.
Eventhough I finished my master degree 5 years ago, I am still grateful for the opportunity that I had because of ELCA. Untill now, I still work as a librarian and will move forward to do a bigger and greater thing as librarian and teacher for anybody who are sent to me and to anybody who will find what I do give them benefit. I was given, that is why I give....
and to Sue, thank you for being you.

Sambung Jaring

Sambung Jaring merupakan padanan kata ONLINE dalam Bahasa Indonesia. Dua kata dalam satu frase itu dapat diartikan juga sebagai suatu aksi untuk membuat jaring-jaring dapat tersambung. Saya punya jaring, Anda punya jaring, mari kita sambung agar jaring-jaring kita membentuk sebuah jaringan.
Dalam jaringan ini kita berbagi pengetahuan, pengalaman, informasi, buah pikiran dan mungkin juga kerja. Dengan demikian kita merasa berdaya, lengkap dan punya arti.
===================================================================
Sambung Jaring is a term for ONLINE in Indonesia. Those two words in a phrase imply as an action to connect one net to another. I have a net, you have a net, lets connect our net to make a network. In this network we share knowledge, experience, information, thoughts, and works maybe. Therefore we are empowered, completed and have a meaning.