Rancang Bangun Perpustakaan sebagai Pusat Budaya : Pemanfaatan Teknologi Wiki untuk Penyebaran Koleksi Budaya Yogyakarta

Perpustakaan dan Keistimewaan Yogyakarta

Keistimewaan Yogyakarta menjadi pusat perhatian pemerintah provinsi . Berbagai usaha dilakukan untuk dapat mempertahankan, memperkuat dan memelihara keistimewaan Yogyakarta.  Usaha itu dilakukan oleh berbagai pihak dan termasuk di dalamnya adalah perpustakaan.
Keistimewaan Yogyakarta menjadi pembicaraan utama Dewan Perpustakaan DIY dan Gubernur DIY pada 22 Juli 2013. Pembicaraan  Dewan Perpustakaan DIY dan Gubernur DIY menggarisbawahi perpustakaan DIY sebagai pusat budaya Yogyakarta. Salah satu usaha untuk menekankan perpustakaan DIY sebagai pusat budaya Yogyakarta adalah menjadikan koleksi-koleksi budaya di Perpustakaan Kraton,  Perpustakaan Museum Sonobudoyo, Perpustakaan Paku Alaman, Perpustakaan Taman Siswa dan Koleksi-koleksi KH Ahmad Dahlan sebagai koleksi keistimewaan Yogyakarta yang patut untuk dilestarikan dan diperkenalkan secara luas kepada masyarakat.

Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing)

Mengintip dari penjelasan Wikipedia, dikatakan bahwa Knowledge sharing is an activity through which knowledge (i.e. information, skills, or expertise) is exchanged among people, friends, or members of a family, a community (e.g. Wikipedia) or an organization. Artinya, berbagi pengetahuan adalah aktifitas saling bertukar/berbagi  pengetahuan (misalnya informasi, ketrampilan, atau keahlian) di antara sekumpulan orang, teman, atau keluarga, komunitas atau organisasi. Wikipedia sendiri memberi dirinya sebagai contoh tempat aktifitas berbagi pengetahuan di antara komunitas. Pengetahuan yang dibagikan dalam bentuk tertulis dan dipublikasikan secara online untuk dapat dinikmati setiap orang yang mampu mengaksesnya.Berbagi pengetahuan juga dapat terjadi secara sederhana seperti dalam percakapan, rapat, pelatihan, atau dalam kelas. 

Publikasi Karya Ilmiah sebagai Syarat Lulus Sarjana S1, S2, S3

Entah karena merasa kalah dari negri tetangga dalam hal jumlah publikasi karya ilmiah atau karena hal lain, surat Dirjen Dikti sebagian menulis  :

Bunyi surat Dirjen Dikti Djoko Santoso yang menyangkut syarat kelulusan adalah:

Sebagimana kita ketahui pada saat sekarang ini, jumlah karya ilmiah dari Perguruan Tinggi Indonesia secara total masih rendah jika dibandingkan dengan Malaysia, hanya sekitar sepertujuh. Hal ini menjadi tantangan kita bersama untuk meningkatkannya. Sehubungan dengan itu terhitung mulai kelulusan setelah Agustus 2012 diberlukan ketentuan sebagai berikut:

Untuk program S1 harus ada makalah yang terbit di jurnal ilmiah

Untuk program S2 harus ada makalah yang terbit di jurnal ilmiah terakreditasi Dikti

Untuk program S3 harus ada makalah yang terbit di jurnal Internasional.

SInTA - Sistem Informasi Tugas Akhir

SInTA merupakan sistem informasi berbasis web untuk mengelola dan mengakses dokumen tugas akhir mahasiswa Universitas Kristen Duta Wacana dalam format digital. Nama SInTA terasa lebih tepat karena ada tokoh wayang bernama Sinta yang dapat menjadi bagian dari logo sistem informasi ini. Sekalipun ide awal namanya adalah SITA, SInTA terasa lebih cocok dan "njawani" untuk mengusung salah satu ikon budaya lokal: wayang. Sekalipun tidak ada hubungan filosofis antara sistem informasi ini dengan wayang Sinta, SInTA merupakan produk lokal yang disajikan global.

Berawal dari kebutuhan untuk mengakses skripsi dan thesis yang sudah terdigitalisasi selama beberapa periode tanpa ada alat akses yang memadai, perpustakaan UKDW menawarkan kasus ini kepada sekelompok mahasiswa Teknik Informatika di bawah supervisi dosen untuk mengembangkan sistem informasi tugas akhir. Sistem yang mudah digunakan, berbasis web, dan memanfaatkan perangkat lunak open source. Workshop dan kerja tim sudah dilakukan, tetapi kegiatan kuliah dan tugas-tugas anggota tim ini menghambat proyek sukarela -penuh percobaan ini. Kemudian, proyek ini terhenti sebelum setengah jalan.

Sementara itu mahasiswa-mahasiswa yang akan skripsi memerlukan verifikasi judul apa yang sudah ada, apa perbedaan dari ide yang dimiliki, sumber informasi apa yang digunakan dan metode/kasus apa yang sudah banyak digunakan. Untuk itu mereka perlu mengakses skripsi-skripsi yang sudah dalam bentuk digital itu. Dengan berbekal kerja sama antara Unit Multimedia (PPTPM), perpustakaan dan dosen Teknik Informatika, pembimbing tim yang gagal itu, kami sepakat untuk mewujudkan segera sistem informasi tersebut.

Kerja keras diawali dengan koordinasi dan pembagian tugas. PPTPM bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen digital dan merapikan ribuan file untuk dimasukkan dalam database. Perpustakaan mengatur proses menentukan metadata tiap dokumen skripsi. Beberapa mahasiswa dari berbagai jurusan terlibat untuk menentukan matakuliah pendukung bagi setiap skripsi yang sudah terkumpul. Ribuan jumlah skripsinya. Perpustakaan menyiapkan peralatan dan data (mahasiswa, dosen, matakuliah). Sementara dosen Teknik Informatika, dalam hal ini Budi Susanto, S.Kom, MT dan alumni TI angkatan 2005, Daniel Susanto, S.Kom bekerja sama untuk membangun sistem informasi. Waktu 2 bulan menjadi target untuk SInTA selesai pada tahap pertama: dokumen skripsi terunggah sebagian secara merata dari tiap program studi, dan menyajikan full text untuk dosen pembimbing skripsi. Oktober 2009 bertepatan dengan Dies Natalis UKDW SInTa tayang perdana di http://sinta.ukdw.ac.id/.

SInTA versi awal menyajikan informasi berdasarkan beberapa profil pengguna. Pengguna yang tidak memiliki user account disajikan informasi abstrak, bab pendahuluan, bab penutup dan daftar pustaka. Hal ini dimaksudkan agar pengguna dapat mengetahui hal-hal dasar tentang skripsi atau thesis yang dibaca. Daftar pustaka akan berguna untuk mereka yang memerlukan sumber informasi yang sama. Sementara pengguna yang mengakses dengan user account, terbagi tiga: mahasiswa, dosen, dan dosen pembimbing. Mahasiswa dan dosen dapat mengakses bab tambahan yaitu bab 2 sementara dosen pembimbing dapat mengakses semua bab secara penuh. Informasi ini dirasa kurang oleh pengguna, terutama para mahasiswa dan dosen yang bermaksud untuk mengetahui lebih jauh tentang skripsi atau thesis yang bukan bimbingannya.

Untuk menjawab kebutuhan itu sejak 1 Desember 2010, pengguna yang menggunakan user account dapat mengakses setiap dokumen skripsi dan thesis secara penuh.

Fitur lain dari SInTA yang disediakan adalah akses dari perangkat bergerak yang menyajikan kemampuan pencarian dan penyajian abstrak skripsi atau thesis. Semua perkembangan kemampuan SInTA baik untuk pengguna informasi atau kebutuhan penelitian bagi mahasiswa skripsi diberikan secara rinci dalam halaman BANTUAN pada SInTA.

Saat ini SInTA sudah masuk pada tahap akhir dari pengujian setelah semua fitur dipenuhi dan tidak ada keberatan dari universitas untuk menyajikan secara penuh dokumen skripsi dan thesis kepada pengguna yang menggunakan user account. Sementara itu data-data yang belum terlengkapi masih senantiasa dalam tahap dilengkapi.

Sekarang saatnya SInTa dipromosikan.