Tata Ulang Perpustakaan

Seperti halnya pindah rumah adalah pekerjaan yang besar, tata ulang perpustakaan juga pekerjaan besar. Memikirkan dan membayangkan perpustakaan akan seperti apa sudah membuat kepala ini cenut-cenut, karena ada banyak ide dan di waktu yang sama banyak juga keterbatasan.
Tata ulang ruang perpustakaan ini memang harus dilakukan karena ada tambahan ruang yang diberikan ke perpustakaan pada gedung yang ditempati. Ada basement yang dulu dipakai oleh poliklinik kampus, ada ruang laboratorium, dan juga selasar tangga yang menjadi konsekuensi dari pertambahan ruang-ruang tadi. Jadi yang jelas, tangga gedung itu dari lantai basement sampai lantai ke 3 menjadi milik perpustakaan beserta selasarnya. Tangga itu tidak lagi menjadi milik umum.

Kalau dibilang senang dengan tambahan ruang ini, tentu saja senang. Di saat yang sama juga harus berpikir bagaimana ruang-ruang ini dapat dimanfaatkan, termasuk ruang selasar yang serba tanggung di lantai 3. Selasar jadi ruangan, kecil lagi. Apapun situasinya tema dari pengembangan dan tata ulang perpustakaan harus jelas. Suasana yang akan dicapai seperti apa. Inilah yang membuat semangat itu muncul. Perjuangan untuk menjadikan perpustakaan tempat yang pantas dikunjungi untuk berbagai alasan jadi punya peluang untuk diwujudkan. Karena itu, tema yang ditetapkan adalah

"perpustakaan yang menerima pengguna
dengan memberi kenyamanan sebagai
tempat belajar, bersantai, berkolaborasi atau tempat bertemu"

Brainstorming bersama menghasilkan konsep cafe dengan mengubah warna cat dinding yang membosankan dengan warna yang tidak umum, ruang baca dengan berbagai maksud:

tenang dan mandiri,
berkelompok,
mojok dengan laptop,
bertutorial bersama,
nonton film, menjelajah koleksi,
nongkrong dekat koleksi baru,
lesehan, duduk nyaman di anak tangga, atau
semedi di ruang khusus.

Boleh dilakukan dan ada tempatnya di perpustakaan. Selain itu, kami mendapati layanan sederhana lain yang ingin diadakan:

menerima pengunjung luar di tempat yang lebih manusiawi
mempermudah pengembalian koleksi tanpa masuk perpustakaan
mendekatkan koleksi-koleksi referensi ke pengguna
ruang kerja bagi tenaga paruh waktu yang semuanya mahasiswa
ruang rapat yang terbuka untuk unit atau fakultas
ruang belajar bagi kami yang dikelilingi oleh koleksi-koleksi tentang dunia perpustakaan
gudang buku dan arsip [ ini penting banget]
ruang display buku-buku tua yang kami punya
kelas audio visual dengan pilihan : lesehan atau dengan kursi
loker-loker dengan kunci yang disewakan dengan harga murah untuk 1 semester
[dan] cafe yang menjual snack kering dan minuman [di dalam perpustakaan lho]
kelas-kelas literasi informasi yang terjadwal
tenaga paruh waktu yang siap bantu kesulitan dalam penggunaan komputer dan Internet

Itulah cita-cita yang bikin senut-senut, terutama bagi rekan arsitek yang kami mintai untuk merancang tata ulang itu. Salah satu mahasiswa asistennya sudah bertanya kapan rancangan yang dia gambar itu diwujudkan, karena dia sudah terbayang ingin memanfaatkan sudut-sudut ruang yang dia gambar dan bayangkan wujudnya. Sudah ada yang bersemangat untuk merasakannya! Bagus itu.

Dalam tata ulang ini, tidak hanya pembagian ruang dan area yang penting, tapi furnitur juga menentukan. Warna cat juga akan berperan menentukan suasana. Kami sudah menentukan bahwa hanya ruang baca, ruang kelas audiovisual dan ruang basement yang ada AC nya. Sementara ruang koleksi tidak ber-AC, tapi di ruang koleksi itu tidak ada sekat-sekat apapun, sehingga jendela-jendela dan beberapa fan yang sudah terpasang akan membantu sirkulasi udara lebih baik. Pencahayaan dan tata lampu juga diberi perhatian.

Dengan dana yang terbatas, kami maju jalan dengan mempertemukan cita-cita dan usaha recycling. Artinya, kami akan selalu berusaha menggunakan apa yang kami punya. Modifikasi menjadi prioritas dari pada membeli baru. Pembelian furnitur baru dan pernik-pernik lain pasti tidak terelakkan, tapi dengan sangat selektif.

Terus-terang, belum ada tenggat waktu kapan proyek ini dijalankan dan diselesaikan lalu diluncurkan ke publik. Yang jelas, rancangan sudah sampai tahap akhir dan sudah disepakati. Langkah selanjutnya membuat algoritma pengerjaan dan memastikan lama pengerjaan. Pengerjaan di semester yang berjalan begini memang tidak mudah. Perpustakaan harus tetap melayani. Sementara itu waktu terus berjalan menuju akhir tahun, itu berarti tahun anggaran sudah hampir ganti baru.

Astaga.....

Re-Layout Perpustakaan

Mendapat ruang tambahan bagi perpustakaan ternyata membawa kepada kesibukan untuk menentukan kebutuhan. Ini sebenarnya kesempatan luar biasa, hanya kadang ketika kesempatan datang begitu tak terduga, ide-ide seakan tak datang. Entah pergi kemana.
Perpustakaan Duta Wacana yang awalnya hanya menempati lantai dasar dan sebagian lantai 2 di atasnya mendadak [dangdut] mendapat tambahan ruang di lantai 2, di lantai basement dan juga selasar beserta tangga dari lantai basement sampai lantai 3. Senangnya.

Belum lagi ide-ide muncul, ada kebutuhan pengelolaan koleksi pasca sarjana sehingga ada
rencana-rencana yang perlu disesuaikan. Prinsip utama adalah bagaimana melayani tanpa membeda-bedakan dan bagaimana ide-ide yang baik itu dapat dilaksanakan untuk kepentingan bersama. Jadilah rapat-rapat terbatas untuk brainstorming manfaat dan kegunaan ruang koleksi pasca sarjana itu. Dari kebutuhan belajar bersama, mandiri, santai, kongkow-kongkow, browsing, minum kopi/teh di perpus sampai ruang audio-visual tumpah ruah. Warna cat tembok pun tidak lupa meramaikan ide-ide tersebut.

Senangnya. Perpustakaan akan lebih semarak. Ide-ide itu dianggap perhatian dan bukti kasih sayang insitusi dan program studi kepada perpustakaan. SEMANGAT!!!!

Beranjak dari ide-ide yang tumpah ruah tadi, maka kamipun mulai bermimpi tentang pemanfaatan ruang-ruang lain. Ada ruang untuk koleksi langka, ruang tamu untuk pengunjung luar, loker-loker pribadi dengan sewa murah, sofa-sofa jadi tempat belajar bersama, pojok-pojok baca dengan lesehan, dan coffee shop sederhana untuk mereka ngopi-atau-ngeteh di perpustakaan. Ini baru yang fasilitas.

Layanan baru yang lagi semangat-semangatnya disiapkan adalah kelas literasi informasi. Ini harus ada. Generasi muda kita harusnya mulai belajar kemampuan belajar yang sifatnya LONGLIFE LEARNING. Siapa lagi yang peduli kalau bukan kita-kita di perpustakaan. Jadi, dalam waktu dekat akan ada pelatihan membuat modul literasi informasi. Kalau belum sempurna ya tidak masalah, yang penting berusaha. Ini juga untuk membuat pustakawan jadi lebih pintar, pustakawan pintar, yang dilayani juga jadi pintar.

Teknologi Informasi yang sudah jadi infrastruktur utama di UKDW, ikut semarakan layanan baru. Aplikasi penelusuran karya ilmiah sedang dibangun oleh satu kelompok belajar mahasiswa Teknik Informatika dan Sistem Informasi UKDW. Aplikasi ini bakal dapat diakses oleh umum. Sekalipun sudah agak terlambat layanan ini dibangun, tapi melibatkan mahasiswa dan beberapa dosen dalam proyek ini adalah harmonisasi yang luar biasa. Sekali lagi ini bentuk kasih sayang kepada perpustakaan.

Tata ruang perpustakaan bakal ditangani oleh dosen-dosen arsitektur. Hal yang mereka butuhkan adalah kepastian tentang kebutuhan dan kegiatan perpustakaan. Itu yang akan mereka terjemahkan ke dalam desain tata ruang perpustakaan yang baru.

Dari semua cita-cita di atas, pastilah biaya akan bicara. Dana yang dibutuhkan mungkin banyak, tapi ini akan dikeluarkan bertahap. Tidak perlu cepat-cepat. Perencanaan yang baik akan menghasilkan hasil yang baik juga. Lagi pula perpustakaan masih punya banyak PR lain: update visi misi, kebijakan pengembangan koleksi, Standard Operational Procedure, dan integrasi data elektronik.

Sibuknyaaaa

Library Cafe

Ide perpustakaan dengan atmosfir cafe ternyata sudah mulai sejak beberapa tahun yang lalu, entah di daerah tertentu di Indonesia, seperti di Jakarta, dan di luar negri. Suasana cafe ternyata memang menarik orang untuk datang dan merasa nyaman. Budaya perpustakaan yang harus sunyi senyap tanpa minuman dan makanan sudah selayaknya ditinjau ulang. Suasana lain dalam perpustakaan perlu diubah agar perpustakaan memiliki citra yang berbeda.

Beranjak dari kenyataan bahwa masing-masing orang punya cara belajar dan mendapatkan ide berbeda-beda, belajar dengan situasi sunyi senyap seperti kuburan bukanlah satu-satunya cara belajar. Ada banyak orang yang mendapati belajar dengan iringan musik membantunya lebih cepat mengerti. Beberapa yang lain menikmati snack ringan dan belajar adalah gaya belajarnya. Sementara yang lain lebih suka belajar dengan rekan-rekannya dalam sebuah diskusi. Dengan demikian layaklah jika perpustakaan melengkapi diri dengan berbagai fasilitas untuk sebisa mungkin mengakomodasi gaya belajar para penggunanya.

Perpustakaan perguruan tinggi berhadapan dengan kebutuhan untuk proses belajar mengajar, pengabdian masyarakat dan penelitian. Kegiatan-kegiatan ini banyak membutuhkan sumber informasi dari berbagai format. Jika sumber informasinya tersedia, tapi infrastrukturnya tidak mendukung maka kegiatan-kegiatan tersebut tidak berjalan dengan baik. Karena itu, perlu ada perubahan dan tersedianya infrastruktur yang sesuai di perpustakaan. Perubahan yang mungkin tidak baru bagi sebagian perpustakaan adalah suasana perpustakaan.

Perubahan suasana yang dapat dilakukan adalah membuat suasana ruang baca [atau mungkin ruang koleksi juga] menjadi suasana ruang baca atau koleksi di rumah sendiri, atau di cafe. Hal yang mungkin terpikirkan adalah :

1. ruang baca dilengkapi dengan pendingin ruangan [ AC atau FAN jika cukup]
2. tempat duduk nyaman seperti sofa [hindari yang pelapisnya kain supaya tidak mudah kotor]
3. area lesehan dengan lantai terlapis kayu [hindari karpet] dilengkapi dengan meja pendek dan bantal-bantal busa [dengan pelapis sintetik yang mudah dibersihkan]
4. alat penerangan yang cukup kalau bisa juga bentuknya unik untuk mengubah suasana
5. bilik-bilik baca mandiri yang dilengkapi dengan pintu + kuncinya, meja kursi dan rak buku di dalam
6. warna cat dinding yang hangat pada satu sisi, ceria pada sisi lain, dan jika perlu sebagian dihiasi dengan hasil mural berseni dan membawa pesan pendidikan atau semangat belajar.
7. sedia minuman hangat atau dingin dalam sachet berbagai jenis : nutrisari, coffemix, ice coffee, capucinno, lemon tea, dan hot chocolate.
8. siapkan alat minum berupa mug yang tertutup dan mampu menahan dingin atau panas minuman. Ada lubang untuk minum pada penutupnya [apa sih nama mug pada gambar di atas itu?]. Shaker juga disediakan. Kenapa bukan gelas plastik siap pakai [dan siap buang]? karena kita peduli pada lingkungan dan kebersihan. Mug ini sifatnya dipinjamkan. Jika perlu order khusus dari produsen sehingga dapat dirancang dengan logo atau decorasi lambang atau ikon perpustakaan.
9. Dispenser panas dan dingin untuk membuat minuman.
10. Siapkan snack kering dalam kemasan atau lupakan ide ini jika terlalu merepotkan.
11. Jangan lupa siapkan petugas yang melayani pembelian minum ini. Harga minuman sudah termasuk: harga pokok minuman sachet, air mineral, listrik, modal pesan mug khusus, dan jasa cuci mug.
    

Dari beberapa kesaksian, salah satunya di perpustakaan sekolah, perpustakaan dengan suasana cafe ini membuat para penggunanya betah di perpustakaan, kembali lagi ke perpustakaan, dan akhirnya mereka belajar di perpustakaan. Dalam suatu artikel tentang konsep perpustakaan yang modern, juga disebutkan bahwa salah satu infrastruktur yang menunjang layanan perpustakaan adalah adanya cafe di perpustakaan. Suatu perpustakaan universitas bahkan berani bekerja sama dengan sebuah cafe untuk membuka satu gerainya di perpustakaan tersebut dan melayani para mahasiswa di perpustakaan itu. Cerita lain adalah tentang perpustakaan yang ingin menjajaki adanya coffee shop dengan mendapatkan pandangan-pandangan dari para pustakawan perpustakaan lain, dan mereka yang sudah menerapkan lebih dulu. Kebanyakan dari mereka memandang coffee shop sebagai hal yang positif untuk diterapkan di perpustakaan.

Jadi, bagaimana dengan kita? Masih bertahan dengan suasana saat ini? Jangan-jangan kita sendiri sudah tidak tahan dengan suasana perpustakaannya, tapi tak punya ide hendak apa, atau malah sudah merasa puas dengan suasana perpustakaan dan layanannya, tidak peduli apakah menjawab kebutuhan penggunanya atau tidak. Yang terakhir ini.... capek deh!!