Library 2.0 : Berkolaborasi dengan Teknologi Web 2.0

Library 2.0 memang terlahir karena ide Web 2.0, suatu konsep web yang menekankan pada partisipasi pengguna melalui aplikasi yang memungkinkan para pengguna dapat berbagi dan saling melengkapi informasi. Aplikasi blog, wiki, dan jaringan sosial seperti Facebook adalah contoh. Dalam dunia perpustakaan, teknologi itu diadaptasi salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi blog. Blog internal dan blog eksternal.

Blog Internal. Ini jenis blog yang dapat diakses secara terbatas oleh staff perpustakaan. Blog ini yang mungkin jadi jawaban dari kesenjangan informasi di antara para staff di perpustakaan. Kesenjangan yang terjadi adalah tidak tersampaikannya informasi progres suatu pekerjaan, hasil pekerjaan yang dilakukan, ide pengembangan layanan atau ide perubahan yang perlu dilakukan. Biasanya hal ini disampaikan pada saat rapat, tapi rapat tidak selamanya dapat dilakukan kapan saja kalau jadwal kepala perpustakaannya sangat padat. Kepala perpustakaan juga memiliki beberapa ide dan informasi perkembangan dari tugas-tugas yang dilakukan internal atau eksternal. Kesenjangan lain adalah transfer pengetahuan dari satu kepala ke kepala yang lain di dalam perpustakaan. Kesenjangan dapat diatasi dengan memanfaatkan blog internal perpustakaan.

Blog internal diakses oleh setiap staff setiap hari untuk mengetahui informasi yang dibagikan oleh rekan staff yang lain. Kepala perpustakaan, misalnya, menceritakan apa yang dikerjakannya dan informasi hal-hal baru yang terkait dengan perpustakaan secara internal dan perkembangan perpustakaan secara umum. Isu-isu baru yang mungkin datangnya lebih banyak ke Kepala Perpustakaan dapat dibagikan melalui blog ini. Para staff mendapat kesempatan untuk mendapatkan informasi baru dan juga memberi masukan atau pertanyaan yang berkait dengan informasi yang didapatnya. Lebih dari itu, jika Kepala Perpustakaan mengajukan beberapa ide perubahan, ide perbaikan atau evaluasi, para staff akan dengan mudah memberikan masukan dan tanggapan. Sebaliknya, para staff ketika merasa menemukan ide baru akan selalu memiliki tempat untuk dapat membagikan ide itu kapan saja, dan mendapat jaminan bahwa ide itu tersampaikan kepada semua, ketika setiap orang di perpustakaan membaca idenya di blog tersebut. Tanggapan dapat diberikan kapan saja, sehingga setiap orang memiliki waktu untuk mencerna informasi, memikirkannya dan memberikan tanggapan dalam kondisi yang baik.

Informasi yang disampaikan di blog internal jadi penting karena setiap staff menjadi tahu bahwa setiap orang berproses dan bekerja. Sehingga tidak ada asumsi bahwa salah satu staff atau bahkan Kepala Perpustakaan tidak memberi perhatian kepada pekerjaan atau proyek di perpustakaan atau dianggap tidak mengerjakan apapun di perpustakaan. Kesenjangan informasi ini rentan terhadap konflik. Tidak tahu dan tidak bertanya.

Terus terang hal ini terjadi di Perpustakaan Duta Wacana. Ketika ada proyek re-inputing dan re-processing, saya memang tidak terlibat di dalam proyek itu. Proyek itu sudah ada koordinatornya, dan sudah ada pembagian tugas. Prosedur sudah dibicarakan bersama di rapat dan di rapat itu juga sudah ada pembagian jelas bahwa saya sendirian akan menjalankan tugas proyek perpustakaan yang baru : Program Literasi Informasi. Program ini dilakukan selama 3 minggu, tapi sebelum program dijalankan, persiapan pun hanya menjadi tugas saya. Bersamaan dengan persiapan tersebut ada tugas-tugas keluar yang berkaitan dengan program literasi informasi. Dikerjakan sendiri. Belum lagi tugas di program studi sebagai dosen yang tidak ada sangkut pautnya dengan perpustakaan juga harus dilakukan. Koordinasi dengan pihak lain berkait dengan perpustakaan juga meminta perhatian dan tenaga. Itupun dikerjakan sendiri. Sementara staff yang lain tidak pernah tahu persis betapa banyaknya pekerjaan itu. Ternyata kesibukan itu dianggap sebagai kurangnya perhatian terhadap proyek besar di perpustakaan. Itu tercetus di rapat saat program literasi informasi sudah selesai dan saya akan punya waktu untuk terlibat sekalipun tidak penuh karena pekerjaan lain masih banyak. Ini kesenjangan namanya. Sementara saya tidak banyak mencampuri dan sesekali bertanya kepada koordinator proyek tentang progres dari proyek itu karena saya percaya, proyek itu dapat berjalan dengan baik, tanpa campur tangan saya.

Nasiblah. Multitasking memang tidak mudah.

Nah, Blog internal kubayangkan dapat menjadi jembatan yang baik untuk dapat mengatasi kesenjangan informasi kasus di atas. Sekalipun harga yang harus dibayar adalah rajin menuliskan informasi terkini dari pekerjaan atau perkembangan kerjasama eksternal yang dilakukan. Itu tidak mudah memang, tapi paling tidak informasi itu sudah tersedia, tinggal diakses dan ditanggapi jika dianggap perlu ditanggapi. Ide-ide para staff juga akan tersampaikan melalui blog internal ini sehingga tidak perlu ada rapat-rapat yang banyak hanya untuk menceritakan hal-hal baru. Rapat akan menjadi lebih strategis karena sudah ada pembicaraan sebelumnya yang dilakukan di dalam blog internal ini.

Budaya ini adalah budaya baru. Tidaklah selalu mudah untuk menerapkan budaya baru apalagi budaya ini memerluka ketrampilan khusus, sekalipun ketrampilan yang diperlukan bukanlah suatu ketrampilan yang luar biasa di jaman ini:

1. mengoperasikan komputer
2. menggunakan browser
3. menggunakan aplikasi blog untuk mengakses
4. menggunakan aplikasi blog untuk posting informasi atau memberikan tanggapan
5. menjalankan prosedur pada aplikasi blog

Simpel saja kan?!
Jadi, jika mempunyai kasus kesenjangan informasi di perpustakaan, apalagi kalau perpustakaannya tidak hanya berada di satu lokasi yang sama, aplikasi blog internal ini layak menjadi salah satu alternatif solusi. Tugas berikutnya silakan googling aplikasi blog yang dapat digunakan di server internal dan menyediakan fasilitas otorisasi untuk akses.