Sistem Informasi merupakan kolaborasi manusia, teknologi dan kebijakan yang dimanfaatkan untuk menghasilkan informasi yang tepat untuk pihak yang tepat pula. Salah satu definisi sistem informasi atau Information system berdasarkan Dictionary of Military and Associated Terms. US Department of Defense 2005 adalah:
The entire infrastructure, organization, personnel, and components that collect, process, store, transmit, display, disseminate, and act on information.
Sebelum komputer memasuki dan berperan di semua bidang, sistem informasi sudah ada tanpa teknologi komputer. Sekarang setiap kali kata "sistem informasi" disebut sering mengacu pada sistem informasi berbasis komputer. Bentuknya berupa software atau perangkat lunak. Produk yang dibangun berdasarkan kebutuhan. Produk semacam ini wajar jika memiliki harga yang tidak murah. Pertama karena kompetensi yang dimiliki pembangun software harus cukup untuk menerjemahkan kebutuhan kliennya menjadi suatu software. Umumnya tidak dikerjakan sendirian, tapi dalam tim. Alat dan bahan untuk membuat juga berupa software dan hardware, bukan barang murah. Waktu dan komunikasi hal penting dalam pembangunan software. Para pembangun juga harus mempelajari dan memahami situasi dan kondisi serta kebijakan yang berlaku di organisasi klien. Mungkin karena itu programmer (pemrogram/pembangun software) belajar banyak hal di bangku kuliah. Semakin paham, cenderung semakin baik software yang dibangunnya.
Manusia atau personel dalam sistem informasi mempunyai peran penting. Personel yang dimaksud dalam definisi sistem informasi bukan pembangun software, tapi personel yang terlibat dalam sistem informasi tersebut. Mereka yang membuat dan melakukan kebijakan terhadap pengumpulan dan pengelolaan data serta penyebaran informasi kepada semua pihak yang terkait dalam sistem informasi tersebut. Di perpustkaan, sebagai suatu organisasi, pustakawan menjadi personel penting dalam sistem informasi perpustakaan, baik yang berbasis komputer maupun yang tidak berbasis komputer. Pustakawan yang tahu persis bagaimana sumber informasi itu diolah datanya, bagaimana menyajikan sumber informasi, kebutuhan pemustaka dan semua prosedur yang terjadi di perpustakaan. Pustakawan menguasai itu semua. Ketika pustakawan berhadapan dengan pembangun software, maka pustakawan menjadi sumber informasi bagi pembangun software untuk dapat menghasilkan sistem informasi yang sesuai dan tepat. Komunikasi di antara kedua pihak ini dan pemahaman kedua pihak ini terhadap sistem informasi yang akan dibangun sangat penting.
Harus diakui, berkomunikasi sering menjadi kelemahan para pembangun software karena dunia mereka yang serba teknis dan penuh dengan jargon-jargon yang spesifik. Jurang pemisah antara kedua pihak tersebut yang membuat sistem informasi perpustakaan tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan yang menggunakan. Banyaknya sistem informasi perpustakaan yang dapat diperoleh secara bebas baik open source maupun tidak, atau yang dapat diperoleh berbayar membuat pustakawan perlu memiliki pemahaman terhadap sistem informasi.
Keluhan yang pernah saya dengar dari pustakawan tentang pembangunan software adalah :
Proses pengerjaan yang memakan waktu lama, misalnya perpindahan data ke server baru. Pindah data dari satu server ke server lain bukan seperti memindahkan file dari flash disk ke komputer. Tidak sesederhana itu. Kesesuaian perangkat dan kestabilan data harus dijaga
Penambahan fitur pada sistem informasi berujung pada pembayaran. Software bukan mobil yang mudah diberi asesoris tambahan tanpa perubahan bentuk dasar. Tambahan fitur yang terkesan mudah dan sederhana bisa jadi mempengaruhi fitur lain. Perubahan yang dilakukan bisa jadi mengakibatkan waktu yang lama, keahlian khusus atau bahkan mengubah arsitektur atau kerangka sistemnya. Ini bisa dicegah dengan lengkapnya kebutuhan sistem informasi di tahap awal pengembangan.
Merasa dirugikan oleh kontrak antara perpustakaan dan tim pembangun software. Sebagai klien, pustakawan harus memahami kontrak yang dibuat, tidak mempercayakan kepada pihak tim pembangun software untuk membuat. Kontrak dibuat bersama-sama, dan dipahami kedua belah pihak. Hal yang paling mudah untuk dipahami dari suatu software adalah selalu terdiri dari 3 bagian: proses memasukkan data proses mengolah data dan proses menghasilkan informasi. Secara singkat dapat dikatakan : INPUT-PROCESS -OUTPUT. Dalam kontrak perlu dijelaskan ketiga hal tersebut. Jargon-jargon atau istilah-istilah yang tidak dimengerti harus dijelaskan pada bagian glossary untuk pemahaman bersama. Tim pembangun software yang hebat, mampu mengkomunikasikan apa yang mereka rencanakan dan mampu buat menggunakan istilah yang dapat dipahami oleh kliennya. Tim pembangun yang hebat, berusaha memahami konteks dari kliennya.
Pustakawan harus berani belajar tentang sistem informasi perpustakaan. Sekalipun sekarang banyak sistem informasi perpustakaan yang open source sifatnya, bukan berarti tanpa biaya. Open source artinya sistem informasi tersebut didapat dengan bebas tanpa biaya, dapat dimodifikasi oleh siapapun dan didistribukan kembali juga secara bebas juga. Etika memberikan apresiasi pada setiap kontributor sistem informasi tersebut juga harus diperhatikan. Lalu dimana letak biayanya? Ketika perpustakaan tidak memiliki staff yang kompeten untuk melakukan instalasi dan mengimplementasikan sistem informasi perpustakaan yang open source tersebut, pasti ada biaya jasa untuk melakukannya. Ketika ada kebutuhan pemeliharaan sistem informasi perpustakaan, perlu ada biaya jasa untuk pemeliharaan. Modifikasi yang dilakukan oleh pihak yang kompeten pun harus diapresiasi dengan biaya jasa. Itu semua bukan untuk membayar sistem informasi perpustakaan yang open source itu. Sistem informasi perpustakaan yang open source biasanya didukung oleh komunitas yang memanfaatkan sistem tersebut dan pembangun yang terus menerus mengembangkan, serta pihak lain yang turut memberikan kontribusi.
Jadi kunci dari sistem informasi perpustakaan adalah personelnya. Personelnya adalah pustakawan. Kalau pustakawannya melek teknologi informasi, maka akan mampu mencari alternatif pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan. Karena itu, pustakawan perlu meningkatkan pengetahuannya dalam bidang teknologi informasi dengan cara apapun, mandiri atau berkelompok. Salah satu cara adalah datang pada kegiatan atau acara-acara perpustakaan yang berbau teknologi informasi. Jangan hanya staff teknologinya yang diutus untuk hadir. Rugi!
Selamat menjalani proses melek teknologi informasi.
No comments:
Post a Comment