Manajemen Informasi atau Pengetahuan

Suatu hari, suatu publikasi terbitan baru dalam bidang perbankan mendarat di meja saya untuk dievaluasi : beli terbitan itu atau tidak. Membaca deskripsi tentang isi terbitan itu ternyata tidak memberikan ide yang membuat keputusan mudah untuk diambil. Pertanyaan yang muncul adalah:

1. bagaimana saya mengetahui apakah terbitan ini diperlukan oleh program studi yang ada di institusi ini?
2. siapa yang dapat membantu saya dalam mengambil keputusan ini? Dari sekian banyak pengajar yang ada, siapakah di antara mereka yang memiliki pengetahuan yang tepat untuk membantu saya?
3. informasi internal apa yang mungkin digunakan untuk memberikan pertimbangan pengambilan keputusan?

Tiga pertanyaan tersebut melayangkan imajinasi pada suatu kondisi dimana informasi dapat tertata secara terstruktur sehingga dapat ditemukan dengan berbagai cara pada saat dibutuhkan.

Institusi pendidikan adalah tempat dimana informasi dan pengetahuan tersedia berlimpah dan beragam. Masalah yang terjadi dalam kelimpahan ini adalah pengelolaan informasi dan pengetahuan. Pengelolaan yang tidak terstruktur atau terencana menyebabkan informasi dan pengetahuan tersebut tidak tersedia secara mudah atau dianggap tidak ada, sekalipun ada. Misalnya informasi yang berupa silabus matakuliah. Informasi ini adalah suatu informasi yang dihasilkan secara khusus oleh para pengajar dan secara periodik berubah atau berkembang sekalipun nama matakuliahnya sama. Dari silabus ini, beragam informasi didapatkan seperti: topik atau bahasan pada setiap pertemuan, tugas-tugas yang diberikan beserta diskripsinya, sumber informasi yang digunakan, deskripsi matakuliah, tujuan-tujuan matakuliah dan informasi tentang pengajarnya. Andai saja silabus-silabus tersebut terakses secara mudah, dan diketahui cara aksesnya, pertanyaan-pertanyaan di atas akan menemukan jawabannya walau mungkin tidak sempurna.

Selain silabus, produk informasi dari para pengajar, seperti laporan penelitian, karya tulis ilmiah, karya tulis populer, bahan ajar, bahan seminar, bahan pelatihan dan karya lain merupakan sumber informasi yang mencerminkan minat dan bidang ilmu yang mereka kuasai. Kalau informasi-informasi tersebut terkelola dengan baik dan dapat diakses maka kumpulan dari karya tersebut menjadi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan di atas. Dengan demikian mereka tidak perlu didatangi, dihubungi dan dikontak secara pribadi untuk dimintai pendapat tentang terbitan yang statusnya belum jelas itu.