Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing)

Mengintip dari penjelasan Wikipedia, dikatakan bahwa Knowledge sharing is an activity through which knowledge (i.e. information, skills, or expertise) is exchanged among people, friends, or members of a family, a community (e.g. Wikipedia) or an organization. Artinya, berbagi pengetahuan adalah aktifitas saling bertukar/berbagi  pengetahuan (misalnya informasi, ketrampilan, atau keahlian) di antara sekumpulan orang, teman, atau keluarga, komunitas atau organisasi. Wikipedia sendiri memberi dirinya sebagai contoh tempat aktifitas berbagi pengetahuan di antara komunitas. Pengetahuan yang dibagikan dalam bentuk tertulis dan dipublikasikan secara online untuk dapat dinikmati setiap orang yang mampu mengaksesnya.Berbagi pengetahuan juga dapat terjadi secara sederhana seperti dalam percakapan, rapat, pelatihan, atau dalam kelas. 

Knowledge sharing dalam bentuk pelatihan adalah cara umum untuk berbagi pengetahuan, seperti yang baru saja kami (saya, Bu Ning, dan Pak BudSus) lakukan akhir Maret 2012 kemarin selama 4 hari (19-20, 26-27 Maret 2012) dalam Bimbingan Tekniks Literasi Informasi bagi Pustakawan dan Arsiparis BPAD DIY. Materi literasi informasi yang disampaikan adalah materi yang dasar dan mendasar seperti pengenalan Literasi Informasi, Model Literasi Informasi, Mind Mapping, Penelusuran informasi di Internet, Evaluasi sumber informasi di Internet, Plagiarisme dan Komunikasi di depan publik. Sama seperti pelatihan yang biasanya kami lakukan, setiap peserta belajar memahami literasi informasi dari proses membangun produk informasi yang dibuat dengan mengikuti dan memahami model literasi informasi yang digunakan, dalam hal ini Big6 [Task Definition, Information Seeking Strategy, Location and Access, Use of Information, Synthesis, Evaluation]. Setiap peserta menentukan apa yang menjadi hal penting untuk diketahui dipersiapkan dan dilakukan pada setiap langkah model literasi berdasarkan produk informasi yang ditetapkan untuk dibuat. Pengetahuan dan informasi yang mereka dapatkan memberi pemahaman baru terhadap hal-hal yang sebelumnya mereka sudah lakukan dan ketahui. Penelusuran informasi di Internet menggunakan mesin pencari selain Google, seperti Kngine, Duckduckgo, dan Dog Pile. Penelusuran tidak lagi sekedar menelusur tapi melakukan evaluasi terhadap informasi yang diduga tepat untuk memenuhi kebutuhan. Ketika evaluasi sudah dilakukan dan menemukan informasi yang tepat dan dapat dipertanggung-jawabkan, penggunaannya sesuai dengan aturan dan etika sehingga bebas dari masalah plagiarisme. Hasil dari produk informasi kemudian dipresentasikan dan setiap peserta berusaha untuk mengingat tips melakukan presentasi yang ditemukan dan dipelajari bersama dalam pertemuan sebelumnya. Knowledge sharing dalam BimTek tersebut tidak hanya berasal dari pemateri, peserta yang berasal dari dua profesi yang berbeda ternyata secara sadar atau tidak sadar ketika bertanya, menjawab, presentasi dan diskusi memberikan pengetahuan yang mereka miliki berdasarkan keilmuan mereka: perpustakaan dan kearsipan. 

Kolaborasi dapat digunakan untuk berbagi pengetahuan. Untuk mencapai suatu tujuan sering kali diperlukan pengetahuan-pengetahuan atau ketrampilan-ketrampilan yang beragam yang diwakili oleh beragam orang dengan pengetahuannya yang mewakili divisi atau sub-organisasi yang berbeda. Kolaborasi dalam organisasi atau antar organisasi wajar terjadi. Dalam kolaborasi tersebut, interaksi-interaksi antar individu yang terlibat menghasilkan penyebaran pengetahuan yang membuat setiap individu dilengkapi dengan pengetahuan yang baru. Dalam dunia perpustakaan, kearsipan adalah bidang yang sama-sama berdasar pada dokumentasi. Jika badan yang dibentuk adalah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, atau Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah, mestinya ada maksud untuk menyatukan keduanya agar terjadi kolaborasi yang luar biasa, untuk menghasilkan produk dan kegiatan yang memberdayakan masyarakat. Interaksi keduanya dalam satu badan mestinya dapat terjadi begitu intens dan menghasilkan kinerja dan produk yang luar biasa. Misalnya saja, arsip statis suatu daerah jika dikumpulkan dan dijadikan suatu skrip cerita dan dibentuk menggunakan teknologi informasi baik dalam bentuk kartun, animasi atau bahkan film (motion picture). Pelajaran sejarah di sekolah-sekolah dasar akan lebih menyenangkan jika materi dapat disajikan dalam bentuk yang interaktif. Bukan hanya masalah menghafal tahun yang kurang memberi makna, tapi justru mendapatkan pelajaran tentang budi pekerti, sikap-sikap luhur dan  semangat untuk hidup dan berjuang diperoleh dari cerita sejarah yang diperoleh dari arsip-arsip statis tentang suatu topik sejarah. Koleksi perpustakaan akan menjadi lebih menarik ketika koleksi benda bersejarah dapat ditampilkan sehingga dapat dirasakan oleh alat indera manusia sehingga setiap pemustaka dapat memaknai dan mendapatkan pengetahuan. Bentuk-bentuk itu dapat terjadi karena kolaborasi, baik dalam organisasi itu sendiri, dan pihak lain. 

Bentuk lain untuk penyebaran informasi adalah kumpulan dokumen konten lokal suatu organisasi untuk kebutuhan dan kepentingan organisasi.Tiap individu di organisasi pernah merasakan menjadi orang baru dalam organisasi itu, entah karena baru saja bergabung dalam organisasi  atau mendapatkan tempat baru di divisi lain dalam organisasi itu. Menjadi orang baru, sering kali juga berarti menjadi orang yang tak cukup pengetahuan tentang dimana dia ditempatkan. Mengenal dari awal untuk dapat selaras dengan yang lain dan menghasilkan kinerja senantiasa perlu waktu dan informasi atau pengetahuan. Seandainya sebanyak mungkin pengetahuan direkam sedemikian rupa agar dapat diakses kapanpun oleh siapapun yang miliki akses, maka pengetahuan itu tersedia untuk digunakan dan memberdayakan orang lain.  Dengan mudah dari kumpulan dokumen itu menemukan siapa personel yang sudah berpengalaman menjadi MC, atau memiliki kemampuan/pengetahuan di bidang tertentu. Ketika diperlukan untuk membuat rangkaian proses perkembangan organisasi itu dari segi tertentu, misalnya pembangunan fisik, maka rangkaian dokumen dalam berbagai bentuk: proposal, Surat Keputusan, laporan anggaran, foto-foto pembangunan, hingga peresmian dapat dengan mudah disajikan untuk dijadikan sumber informasi membentuk produk informasi yang kemudian menjadi dokumen berikutnya dalam kumpulan dokumen itu. Teknologi informasi tentu saja berperan sangat besar dalam pembentuk kumpulan dokumentasi yang siap akses ini. Tentu saja ini tidak mudah, tapi mungkin. 

Penyebaran pengetahuan adalah bagian dari pekerjaan pustakawan dan arsiparis. Koleksi pengetahuan yang terdokumentasi dapat dibentuk dalam berbagai format untuk menjawab berbagai kebutuhan. Pengamatan yang jeli terhadap kebutuhan pemustaka dan organisasi menjadi salah satu titik awal untuk menemukan cara terbaik untuk menjawab kebutuhan itu. Jika kebutuhan tersebut membutuhkan pengetahuan, maka pustakawan dan arsiparis dapat mulai memikirkan bentuk yang tepat. Jika ada gap pengetahuan untuk mewujudkan bentuk itu, maka kolaborasi dengan pihak lain dimungkinkan. Kolaborasi itu akan membuat pustakawan dan arsiparis mendapatkan pengetahuan baru untuk terus berkembang. Produk informasi yang kemudian menjawab kebutuhan informasi itu akan menjadi bentuk kinerja yang dapat diukur dan dinilai produktifitasnya. Jadi, sebenarnya banyak hal yang dapat dikerjakan oleh pustakawan dan arsiparis berkenaan dengan dokumentasi yang mereka kelola selama ini.

Bukan menunggui buku kan pekerjaan pustakawan itu? [masih sakit hati kalau ingat siapa yang mengatakan ini]. Menunggui buku tidak ada ilmunya.